In de tijd dat ik zelf nog als bestuurssecretaresse werkte vroeg ik me vaak af waarom iedereen altijd alles aan mij kwam vragen. Ik had genoeg collega secretaresses en toch kwamen ze het vaak aan mij vragen als er iets moest worden gedaan. Totdat ik hier eens bij stil ging staan en mezelf de vraag stelde: ‘naar wie ik zou gaan als ik iets gedaan zou willen hebben?’. Zou ik naar de persoon gaan die als je binnenkomt je al aankijkt met een blik van ‘waarom stoor je mij?’ en die bijna altijd zegt dat ze geen tijd heeft. En dan niet op een verontschuldigende toon, maar op zo’n snauwende toon van ‘dat snap je zelf toch ook wel!’. Of zou ik naar die persoon gaan die als je binnenkomt je met een vriendelijke blik aankijkt en vraagt: ‘Wat kan ik voor je doen?’.
Zou ik naar die persoon gaan waarvan ik weet dat het werk wat ik gedaan wil hebben ook gelijk wordt opgepakt en goed wordt uitgevoerd? Of zou ik naar die persoon gaan die het altijd laat liggen en je hier steeds weer achteraan moet. En als het dan klaar is, dat het vol fouten zit en je het beter zelf had kunnen doen.

Door hier bij stil te staan begreep ik des te beter waarom iedereen steeds aan mijn bureau stond. Maar dat ik hier begrip voor had, betekende nog niet dat ik mezelf moest wegcijferen en daarom maar altijd voor anderen klaar moest staan. Ik had hierin namelijk een keuze. Niet dat ik daardoor niet meer vriendelijk kon kijken als er iemand binnen kwam lopen in mijn kantoor, want ik ben u eenmaal een vriendelijk persoon en ik blijf wie ik ben. Alleen betekende dit wel dat ik moest leren om ook af en toe ‘nee’ te zeggen en in ieder geval niet uit mezelf steeds te zeggen: ‘Wat kan ik voor je doen?’.

Het heeft mij heel wat jaren ‘oefenen’ gekost om dit te leren. Want oefening baart kunst en het is echt zo dat hoe vaker je iets doet, hoe makkelijker het je afgaat. Ik had destijds nooit gedacht dat ik ooit ‘nee’ zou kunnen zeggen zonder rood te worden en met het zweet onder mijn oksels. Het heeft ook een hele tijd geduurd voordat mijn ‘nee’ ook daadwerkelijk werd geaccepteerd. Maar dat kwam omdat ik begon met nee te zeggen met daarbij allerlei verklaringen waarom ik iets niet kon doen. Wat munitie was voor de ander om te kunnen aangeven waarom ik het wel moest doen, waardoor ik in eerste instantie steeds aan het kortste eind trok.

Maar het is me uiteindelijk gelukt en als het mij is gelukt, kan jij het ook leren.

Hier de drie tips die je gaan helpen met ook af en toe nee te kunnen zeggen.

Tip 1: Respect krijgen versus aardig gevonden worden

Als je gekozen hebt voor een functie van ‘ondersteuner’ is de kans groot dat je graag mensen wilt helpen. Je zou het liefste alles voor iedereen doen, want de waardering die dan volgt geeft je zo’n fijn gevoel. Vaak zijn de personen waar je iets voor doet je dankbaar en zijn daarom ook aardig tegen je. En daar zit nu net het gevaar. Als je heel eerlijk bent, is dat dan ook niet vaak de reden waarom je gemakkelijk ‘ja’ zegt als iemand je vraagt iets te doen? Want wat als je ‘nee’ zegt? Zijn ze dan nog steeds zo aardig?

Toen ik hiernaar ging kijken besefte ik dat als iemand mij niet meer aardig vond als ik een keer ‘nee’ zei, dit alles zegt over deze persoon en niets over mij. Ik merkte namelijk dat er ook maar genoeg personen waren die het wel accepteerde als ik een keer ‘nee’ zei. Die toch gewoon vriendelijk en aardig bleven en waarvan ik zelfs merkte dat ik van deze personen juist meer respect kreeg.

Daardoor nam ik steeds even de tijd voordat ik ‘ja’ zei als iemand aan mij iets vroeg om te doen. Ik stond dan even stil bij of het wel een gemeende ‘ja’ zou zijn. Om vervolgens te kijken naar of ik überhaupt ruimte had om dit voor deze persoon te kunnen doen. Ik nam dus de tijd voordat ik antwoord gaf. Vaak onder het mom van ‘Ik denk hier even over na en laat jou dit zo weten’ of ‘Ik kom hier zo bij jou op terug’.

Tip 2: Er zit van alles tussen een ‘ja’ en een ‘nee’

Als ik iets heb geleerd door ‘nee’ te leren zeggen, is dat het niet altijd zo zwart wit hoeft te zijn. Er zit namelijk van alles tussen een ‘ja’ en een ‘nee’. Zoals bijvoorbeeld een ja met voorwaarden. ‘Ik kan dit voor je doen, alleen wordt dit dan wel volgende week’. Eigenlijk is dit dus een soort van ‘nee’, want je kunt het misschien niet doen op het moment dat iemand dit wilt. Maar het is ook een ‘ja’, want je kunt het wel doen alleen op het moment dat jij hier de tijd voor hebt. Of een ‘nee’, maar dan wel meedenken voor andere oplossingen. Zoals ‘Ik kan dit niet voor je doen, maar misschien dat je het aan X kunt vragen want die is hier al mee bezig’. Je hebt dan namelijk ‘nee’ gezegd, maar doordat je wel een oplossing hebt geboden wordt de ander mogelijk wel geholpen (alleen niet door jou).
We hebben niet geleerd dat we beter kunnen aangeven wat we WEL kunnen doen i.p.v. van wat we NIET kunnen doen. Door namelijk aan te geven wat je wel kan doen (maar dan onder jouw voorwaarden), houd je het positief. Daardoor maak je het ook makkelijker voor jezelf, omdat we het woordje ‘nee’ daardoor kunnen vermijden. ‘Nee’ zien we namelijk als iets negatiefs (een afwijzing).

Tip 3: NEE = NEE (vermijd discussie!)

Wat ik zeker ook heb ondervonden is dat als je niet duidelijk bent, je ‘nee’ niet wordt geaccepteerd. Hiermee bedoel ik dat als de ander maar ziet dat de deur naar een ‘ja’ nog een heel klein stukje openstaat, hij/zij zeker zal proberen jouw ‘nee’ te veranderen in een ‘ja’. Dat kan al door één woordje te gebruiken, zoals bijvoorbeeld ‘eigenlijk’. Als je bijvoorbeeld zegt ‘Ik kan dit eigenlijk niet voor je doen…’, dan heb je de deur naar een ‘ja’ al op een kier gezet. Of als je ‘nee’ zegt, maar je lichaamshouding zegt iets anders, ook dan heb je de deur richting een ‘ja’ op een kier gezet. Als je bijvoorbeeld je lichaam kleiner maakt door bijvoorbeeld voorovergebogen te staan of weg te kijken of naar beneden te kijken, daarmee komt je ‘nee’ niet overtuigend over.

Maar zoals ik ook aan het begin van dit blog al had vermeld, vermijd ook verdere uitleg. Want alles wat jij aangeeft als reden om iets niet te kunnen doen, wordt door de ander gebruikt om de discussie aan te gaan waarom je het wel kunt doen. Dus ben helder en duidelijk: NEE = NEE.

Dat mijn ervaringen met het leren om ‘nee’ te kunnen zeggen jou mag inspireren. Zodat je niet net als ik het moet leren met veel vallen en opstaan, maar dat deze drie tips jou mogen helpen.

Of wil je hulp bij dit te leren? Stuur dan een mail naar contact@happyassistant.nl of kijk op www.happyassistant.nl

Laat een reactie achter