Dé tip om snel je werkdruk te verminderen

Regelmatig geef ik trainingen en presentaties aan secretaresses en managementassistenten en wat me altijd weer opvalt is hoeveel handen er in de lucht gaan als ik vraag wie er last heeft van werkdruk. Helaas zien we het vaak als een teken van zwakte om toe te geven dat we (hoge) werkdruk ervaren. Maar weet dat als jij dit op het werk ervaart, de kans groot is dat jouw collega’s dit ook ervaren. Werkdruk is namelijk bijna nooit een individueel probleem.

Er is een groot verschil tussen werkdruk en het druk hebben op het werk

Maar laat ik eerst het verschil uitleggen tussen werkdruk en het druk hebben op je werk want er is echt een verschil.

Als je gedurende een korte periode veel (extra) werk hebt dan hebben we het over het druk hebben op je werk. Om gedurende een relatief korte periode een tandje bij te zetten en af en toe eens over te werken is vaak ook geen probleem. We hebben allemaal wel voldoende veerkracht hiermee om te gaan. Dat voelt ook niet echt als werkdruk, maar je ervaart dan dat je het gewoon tijdelijk druk hebt op je werk.

Als echter het druk hebben op je werk een (té) lange periode aanhoudt, dan is er sprake van werkdruk. Dan ervaar je namelijk al een lange tijd dat je té veel werk hebt en té weinig tijd.

Even een voorbeeld…

Stel dat je collega met vakantie gaat en je het werk van deze collega in de periode van haar afwezigheid erbij moet nemen. Dan betreft dit dus een korte periode van extra werk en dit zou dus geen probleem moeten zijn. In deze periode zet je namelijk even tijdelijk een tandje bij. Je hebt het dan dus tijdelijk druk op het werk.

Maar stel dat je collega is uitgevallen voor een langere periode door bijvoorbeeld (langdurige) ziekte of privé situatie. Er is geen vervanging voor deze collega gekomen en bijna alle taken/werkzaamheden van deze collega zijn op jouw bordje terechtgekomen. Daardoor heb je gedurende een lange(re) periode (veel) extra werk erbij gekregen. Als deze periode van extra werkbelasting maar lang genoeg aanhoudt verandert het druk hebben op je werk vanzelf in werkdruk. Werkdruk kan dan weer leiden tot overspannenheid.

Is de oplossing als je een hoge werkdruk ervaart dit te bespreken met je leidinggevende?

Natuurlijk is het altijd verstandig om bij je leidinggevende aan te geven dat je (een hoge) werkdruk ervaart. En zoals in het voorbeeld van een collega die langdurig is uitgevallen en je de taken/werkzaamheden erbij hebt moeten nemen, hoef je dan ook niet gelijk met een oplossing te komen. Het gaat om het werk van jouw collega en dit is niet jouw probleem. Het is ook niet jouw verantwoordelijkheid om dit ‘probleem’ op te lossen.

Natuurlijk ben je bereid om te helpen en taken/werkzaamheden tijdelijk erbij te nemen, zolang dit dus maar niet een té lange periode wordt. Maar als dit wel het geval is, dan kun je en moet je dit zelfs bespreken met je leidinggevenden. Geef aan dat je mee wilt denken voor een oplossing, maar dat je dit op deze manier niet lang meer zo volhoudt.

Echter alleen hierover met je leidinggevende in gesprek gaan is vaak niet voldoende. Want verwacht niet dat hij/zij de hoge werkdruk die jij ervaart gelijk kan oplossen.

Dus het alleen maar bespreken met je leidinggevende is niet de oplossing, maar hier kom ik later nog wel op terug.

Is de oplossing dan een time management cursus?

De oplossing is ook niet het volgen van een time management cursus. Niet dat je dit niet kan doen, maar heb ook hier niet te hoge verwachtingen van. Want ook al weet je hoe je efficiënter kunt werken en meer kunt doen in minder tijd, het gaat erom wat je met die extra tijd dan doet. Als je dit weer opvult met andere taken, lost dit het probleem van de werkdruk die je ervaart niet op.

Is de oplossing dan een andere baan?

Je kunt om vele redenen op zoek naar een andere baan. Alleen als je weggaat met als reden een hoge werkdruk, vergeet dan niet dat je jezelf meeneemt in je nieuwe baan. Als je niet kijkt naar wat je er zelf aan kunt doen, is de kans groot dat je in een andere baan weer in zo’n soortgelijke situatie terecht gaat komen. Dit hoeft uiteraard niet, maar het is wel verstandig om hier rekening mee te houden. Dus als je kiest voor een andere baan, kijk dan naar andere redenen voor het maken van deze keuze.

Wat kun je dan wél doen om je werkdruk te verminderen? Hier volgt dé tip:

‘Inzicht in je energiegevers en energievreters’

Kijk naar wat je energie geeft en wat je energie kost. Ook al heb je veel te veel taken en is het er om wat voor reden dan ook ingeslopen dat je er een behoorlijk aantal taken bij hebt gekregen, er zijn altijd werkzaamheden/taken waar je blij van wordt. Waar je het allerliefste de hele dag mee bezig zou willen zijn en waar je energie van krijgt. Dat is vaak ook datgene waar je goed in bent en waar je interesse ligt. Daarom vind je dit ook zo leuk om te doen. Maar er zijn daarnaast ook altijd taken/klussen die je energie kosten en waar je misschien zelfs tegenop ziet. Die je steeds vooruit wilt schuiven of het liefst helemaal niet zou willen doen. Waar je misschien wel een hekel aan hebt.

Dus er zullen natuurlijk altijd taken/werkzaamheden zijn die we leuk vinden én taken die we minder leuk vinden. Maar ik heb het niet over de minder leuke klussen, maar over dat waar je enorm tegenop ziet en wat je écht energie kost.

Ik zal even een voorbeeld geven. Stel dat een groot deel van jouw werkzaamheden bestaat uit het maken van afspraken. En laten we even aannemen dat het met name gaat om afspraken met meerdere personen en dat deze afspraken ook regelmatig weer verzet moeten worden. Als secretaresse/managementassistente weet je dat dit een zeer tijdrovende klus is. Als je het dan leuk vindt om te ‘puzzelen’ hoe je het toch steeds voor elkaar kunt krijgen om deze afspraken (weer) goed in te plannen, krijg je daar dus energie van. Maar als je dit niet leuk vindt en je bent een groot gedeelte van je werkdag hiermee bezig, dan zal je dit ervaren als enorm vermoeiend en kost het je veel energie.

‘Door bezig te zijn met dat waar je energie van krijgt, ervaar je gelijk minder werkdruk’

Door keuzes te maken en vooral dat te doen wat je leuk vindt en waar je blij van wordt, ervaar je gelijk minder werkdruk. Je energiegevers bestaan namelijk uit taken/werkzaamheden die je niet alleen leuk vindt, maar waar je ook dusdanig vaardig in bent geworden zodat dit je ook minder tijd kost. Tegenover je energievreters en dus dat wat je niet leuk vindt om te doen en wat je daardoor vaak meer tijd én energie kost.

Dus neem een stuk papier en maak twee kolommen. Boven de ene kolom zet je ‘energiegevers’ en boven de andere kolom zet je ‘energievreters’. Vervolgens noteer je alle taken/werkzaamheden waar je energie van krijgt bij de kolom ‘energiegevers’ en alle taken/werkzaamheden die je energie kosten bij de kolom ‘energievreters’.

Je hebt nu alle energiegevers en energievreters helder. Ga nu voor jezelf eens na wat jou nu al zou kunnen helpen: meer van een energiegever of het verminderen van een energievreter? En als je er één mag uitkiezen, welke zou dit dan zijn? Ga vervolgens kijken wat dit voor jou zou betekenen. Hoe zou het voor je zijn als je deze rotte klus niet meer zou hoeven te doen of als je meer van die leuke taak zou mogen doen.

Tenslotte ga je kijken naar wat je hiervoor nodig hebt om dit te kunnen realiseren en wie je hiermee kan helpen. Dit kan dus heel goed je leidinggevende zijn, maar dat hoeft niet. Het kan bijvoorbeeld ook een collega zijn waar je taken/werkzaamheden mee kunt ‘ruilen’. Waarschijnlijk dien je dit dan wel samen met je collega voor te leggen aan je leidinggevende. Maar dan kom je wel met een voorstel voor een eerste concrete oplossing voor de werkdruk die je ervaart.

Deze oefening over inzicht in je energiegevers en je energievreters heb ik trouwens ook op video voor je. Als je de link naar deze video wilt ontvangen stuur dan een mail naar contact@happyassistant.nl en dan ontvang je de link.

Een eerste kleine stap

Uiteraard is dit pas een eerste kleine stap om je werkdruk te verminderen. Maar alle veranderingen beginnen met een eerste kleine stap. Als de stap namelijk te groot is, ga je die niet (kunnen) nemen. Daarom is mijn advies dus om altijd te beginnen met wat je zelf al aan de situatie kunt veranderen. In dit geval is het heel simpel om zelf inzichtelijk te maken wat je energie kost en waar je energie van krijgt. Maar het gaat er wel om dat je er ook daadwerkelijk iets mee doet. Dus maak het je doel om te beginnen met één energievreter te verminderen of één energiegever te vermeerderen.  

Als deze stap toch nog te groot voor je is, kun je beginnen met te kijken naar hoe je iets wat je energie kost een heel klein beetje leuker kunt maken. Waardoor dit je al iets minder energie kost.

Tenslotte nog dit…

Zoals ik al eerder in dit blog aangaf is het wel belangrijk om daarnaast ook met je leidinggevende het gesprek aan te gaan en samen te kijken naar een oplossing. Alleen vind je dit misschien lastig. Of heb je al een aantal keren aangegeven dat je last hebt van werkdruk maar wordt er niets mee gedaan. Als je wilt kan ik je hiermee helpen en kunnen we samen eens kijken naar jouw situatie. Dit is uiteraard geheel vrijblijvend en zonder verdere verplichtingen. Wil je dit? Meld je dan aan voor een gratis telefonisch coachgesprek van 30 minuten via het contactformulier op mijn website. De link hiernaar is https://www.happyassistant.nl/contact/