Regelmatig geef ik presentaties aan managementondersteuners en wat me steeds weer opvalt is hoeveel handen er in de lucht gaan als ik vraag wie er last heeft van een hoge werkdruk. Helaas zien we het vaak als een teken van zwakte om toe te geven dat we een hoge werkdruk ervaren. Maar weet dat als jij dit op het werk ervaart, de kans groot is dat ook jouw collega’s dit ervaren. Werkdruk is namelijk bijna nooit een individueel probleem.

Het verschil tussen werkdruk en het druk hebben op het werk

Als je werkdruk ervaart is de kans groot dat je het gevoel hebt dat je teveel werk hebt en te weinig tijd. De reden dat je hier nu zo’n last van hebt, is waarschijnlijk omdat je dit al een lange periode zo ervaart. Voor een korte periode van werkdruk hebben we namelijk allemaal wel voldoende veerkracht om hiermee om te gaan. Dan voelt het ook niet echt als werkdruk. In dit geval spreken we dan ook niet van werkdruk, maar hebben we het gewoon (tijdelijk) druk op ons werk. 

Even een voorbeeld om dit te verduidelijken. Stel dat je duobaan collega met vakantie is en je het werk van deze collega in de periode van haar afwezigheid erbij moet nemen. Dan betreft dit dus een korte periode van extra werk en dit zou dus geen probleem moeten zijn. In deze periode zet je namelijk even tijdelijk een tandje bij. Je hebt het dan dus (tijdelijk) druk op het werk. 

Maar wat als je duobaan collega uitvalt voor een langere periode, zoals bijvoorbeeld door een burn-out, en er geen vervanging komt voor deze collega. Wat als deze taken/werkzaamheden dan op jouw bordje komen. Dan betreft dit dus een veel langere periode van extra werkbelasting en dan spreken we over werkdruk, dat weer kan leiden tot overspannenheid. 

Is de oplossing dit te bespreken met je leidinggevende?

Natuurlijk is het altijd verstandig om bij je leidinggevende aan te geven dat je een hoge werkdruk ervaart en hier last van hebt. Maar helaas blijken maar weinig leidinggevenden open te staan voor een gesprek over werkdruk. In mijn praktijk hoor ik vaak dat het niet wordt gehoord. Sterker nog, er zijn dan uitspraken van leidinggevenden zoals: ‘doe het er maar mee’, ‘leer er maar mee omgaan’ of erger nog ‘het ligt aan jezelf…’. 

Dus ik zeg niet dat je het niet moet bespreken met je leidinggevende. Alleen verwacht niet dat dit het probleem van de werkdruk die je ervaart gelijk oplost. Maar hier kom ik later nog op terug. 

Is de oplossing dan een time management cursus?

De oplossing is ook niet het volgen van een time management cursus. Niet dat je dit niet kan doen, maar heb ook hier niet te hoge verwachtingen van. Want ook al weet je hoe je efficiënter kunt werken en meer kunt doen in minder tijd, het gaat erom wat je met die extra tijd dan doet. Als je dit weer opvult met andere taken, lost dit het probleem van de werkdruk die je ervaart niet op. 

Is de oplossing dan een andere baan?

Je kunt om vele redenen op zoek naar een andere baan. Alleen als je weggaat met als reden een hoge werkdruk, vergeet dan niet dat je jezelf meeneemt in je nieuwe baan. Als je niet kijkt naar wat je er zelf aan kunt doen, is de kans groot dat je in een andere baan weer in zo’n soortgelijke situatie terecht gaat komen. Dit hoeft uiteraard niet, maar het is wel goed om hier rekening mee te houden. Dus als je kiest voor een andere baan, kijk dan naar andere redenen voor het maken van deze keuze. 

Wat kun je dan wel doen om je werkdruk te verminderen? Hier volgt dé tip:

Energiegevers en energievreters

Kijk naar wat je energie geeft en wat je energie kost. Er zijn werkzaamheden/taken die ons energie geven en waar we blij van worden. Waar we de hele dag wel mee bezig zouden willen zijn. Daar zijn we vaak ook goed in, omdat we ons hierin hebben verdiept. Tenslotte vinden we dit leuk om te doen. Maar er zijn natuurlijk ook taken/klussen die ons energie kosten en waar we misschien zelfs tegenop zien. Die we willen vooruitschuiven of het liefst helemaal niet zouden willen doen. Waar we misschien zelfs wel een hekel aan hebben. 

Natuurlijk zijn er altijd taken/werkzaamheden die we leuk vinden en die we minder leuk vinden. Maar ik heb het niet over de minder leuke klussen, maar over dat waar je enorm tegenop ziet en wat je echt energie kost. 

Ik zal even een voorbeeld geven. Stel dat een groot deel van jouw werkzaamheden bestaat uit het maken van afspraken. En laten we even aannemen dat het met name gaat om afspraken met meerdere personen en dat deze afspraken ook regelmatig weer verzet moeten worden. Als managementondersteuner weten we dat dit een zeer tijdrovende klus is. Als je het dan leuk vindt om te ‘puzzelen’ hoe je het toch steeds voor elkaar kunt krijgen om deze afspraken (weer) goed in te plannen, krijg je daar dus energie van. Maar als je dit niet leuk vindt en je bent een groot gedeelte van je werkdag hiermee bezig, dan zal je dit ervaren als enorm vermoeiend en kost het je veel energie. 

Door bezig te zijn met waar je energie van krijgt, ervaar je veel minder werkdruk. Tenslotte ben je bezig met dat waar je blij van wordt en waar je ook goed in bent. Vaak ben je hier ook dusdanig vaardig in geworden, dat het je ook veel minder tijd kost in vergelijking met dat wat je niet leuk vindt om te doen.

Door bezig te moeten zijn met dat wat je energie kost, ervaar je veel meer werkdruk. Dan ben je namelijk bezig met dat waar je eigenlijk niet mee bezig wilt zijn. Dit kost je vaak ook meer moeite en dus ook meer tijd. 

Dus neem een stuk papier en maak twee kolommen. Boven de ene kolom zet je ‘energiegevers’ en boven de andere kolom zet je ‘energievreters’. Vervolgens noteer je alle taken/werkzaamheden waar je energie van krijgt bij de kolom ‘energiegevers’ en alle taken/werkzaamheden die je energie kosten bij de kolom ‘energievreters’.

Je hebt nu alle energiegevers en energievreters helder. Ga nu voor jezelf eens na wat jou nu al zou kunnen helpen: meer van een energiegever of het verminderen van een energievreter? En als je er één mag uitkiezen, welke zou dit dan zijn? Ga vervolgens kijken wat dit voor jou zou betekenen. Hoe zou het voor je zijn als je deze rotte klus niet meer zou hoeven te doen of als je meer van die leuke taak zou mogen doen.

Tenslotte ga je kijken naar wat je hiervoor nodig hebt om dit te kunnen realiseren en wie je hiermee kan helpen. Dit kan dus heel goed je leidinggevende zijn, maar dat hoeft niet. Het kan bijvoorbeeld ook een collega zijn waar je taken/werkzaamheden mee kunt ‘ruilen’. Waarschijnlijk dien je dit dan wel samen met je collega voor te leggen aan je leidinggevende. Maar dan kom je wel met een voorstel voor een eerste concrete oplossing voor de werkdruk die je ervaart. 

Een eerste kleine stap

Uiteraard is dit pas een eerste kleine stap om je werkdruk te verminderen. Maar alle veranderingen beginnen met een eerste kleine stap. Als de stap namelijk te groot is, ga je die niet (kunnen) nemen. Daarom is mijn advies om altijd te beginnen met wat je zelf al aan de situatie kunt veranderen. In dit geval is het heel simpel om zelf inzichtelijk te maken wat je energie kost en waar je energie van krijgt. Maar het gaat er wel om dat je er ook daadwerkelijk iets mee doet. Dus maak het je doel om te beginnen met één energievreter te verminderen of één energiegever te vermeerderen.  

Nog even dit…

Als deze stap te groot voor je is, kun je beginnen met te kijken hoe je iets wat je energie kost een heel klein beetje leuker kunt maken. Waardoor dit je al iets minder energie kost.

Laat een reactie achter