Je hebt het gevoel dat je dag voorbijvliegt… maar wat heb je nou écht gedaan?
Het is maandagochtend. Je opent je inbox en voor je het weet ben je drie uur verder zonder iets van je eigen planning te hebben gedaan. Je collega komt tussendoor binnenvallen met ‘even een spoedje’, je manager vraagt of je toch die notulen wilt afmaken vóór de lunch en ondertussen rinkelt de telefoon onafgebroken. Je kijkt aan het eind van de dag naar je to-do lijst en denkt: ‘Wat heb ik eigenlijk gedaan vandaag?’ Herkenbaar?
Voor veel secretaresses en managementassistenten is dit dagelijkse realiteit. Je bent constant bezig met reageren op wat er op je afkomt. De waan van de dag bepaalt hoe jouw agenda eruitziet. Het gevolg? Je voelt je opgejaagd, hebt weinig voldoening aan het einde van je werkdag en krijgt het gevoel dat je nergens écht grip op hebt.
Het verhaal van Marloes
Marloes werkt als managementassistente bij een middelgrote organisatie. Ze is betrokken, behulpzaam en een echte aanpakker. Maar de laatste maanden merkt ze dat ze achter de feiten aanloopt. ‘Ik begin mijn dag wel met een planning,’ vertelt ze, ‘maar die wordt binnen een half uur alweer overhoopgegooid. Iedereen lijkt iets van me nodig te hebben en voor ik het weet ben ik wéér alleen nog maar brandjes aan het blussen.’
Marloes merkte dat ze voortdurend moe thuiskwam, omdat ze steeds in de ‘reactieve’ stand stond. ‘Ik had het gevoel dat ik nergens meer zelf over ging. Alsof ik alleen nog maar bezig was met wat anderen vroegen – niet met wat ík belangrijk vond.’
Grip versus regie: wat is het verschil?
Grip hebben op je werkdag betekent dat je overzicht hebt: je weet wat er moet gebeuren, wat prioriteit heeft en waar ruimte zit in je planning. Het is de basis.
Regie nemen gaat nog een stapje verder. Regie betekent dat jíj bepaalt waar jouw tijd, aandacht en energie naartoe gaan. Het betekent dat je bewuste keuzes maakt in plaats van alleen te reageren op wat er langskomt. Je hoeft echt niet alles zelf te sturen – maar je bepaalt wél wanneer en hoe je ergens op reageert.
Hoe pak je grip én regie? 5 praktische tips
- Start je dag met focus, niet met e-mail
Begin je dag niet in je inbox, maar met je eigen planning. Bepaal de 2 à 3 belangrijkste taken van de dag – jouw topprioriteiten – en blok hiervoor tijd in je agenda. Pas daarna open je je mail. - Wees duidelijk over wat je vandaag wél en niet doet
Krijg je ad-hoc verzoeken? Zeg dan niet automatisch ‘ja’. Zeg bijvoorbeeld:
‘Ik heb nu iets anders gepland staan. Ik kijk er vanmiddag naar, oké?’
Zo blijf jij aan het roer staan. - Gebruik je agenda als hulpmiddel – niet als ‘open terrein’
Plan niet alleen afspraken in je agenda, maar ook werktijd. Zet taken in blokken met duidelijke omschrijvingen. Geef ruimte aan ad-hoc vragen, maar bescherm je focusmomenten. - Durf het gesprek aan te gaan met je manager
Managers zijn zich vaak niet bewust van hoe versnipperd jouw dag is. Bespreek regelmatig wat voor jou werkt en wat je nodig hebt om effectief te kunnen ondersteunen. Geef aan wanneer jij je werk beter kunt doen – en wat daarvoor nodig is. - Stel jezelf elke ochtend één vraag: wie bepaalt vandaag mijn dag?
Als het antwoord ‘anderen’ is, weet je dat het tijd is om even op de rem te trappen. Een klein moment van reflectie helpt je om bewustere keuzes te maken.
Tot slot: jij bent niet alleen uitvoerend, je bent ook strategisch
Je bent als secretaresse of managementassistente niet alleen iemand die ‘dingen regelt’. Je bent vaak het kloppend hart van de organisatie, degene die overzicht houdt en rust brengt in de chaos. En juist daarom is het zo belangrijk dat je je niet laat meeslepen in de snelheid van de dag, maar leert om zelf de richting te bepalen.
Want grip op je dag geeft rust. En door regie te hebben over je werk voelt je werkdag niet als overleven, maar als bijdragen.
Wil je eens vrijblijvend met mij sparren over jouw situatie op je werk? Neem dan contact met mij op. We gaan hier dan samen in een gratis telefonisch coachgesprek (van 30 minuten) naar kijken en je krijgt dan ook gelijk tips die je direct in de praktijk kunt toepassen.
Je kunt me bereiken via het telefoonnummer 06 – 51 74 72 33 of stuur een mail naar contact@happyassistant.nl en zet bij het onderwerp: ‘aanvraag gratis telefonisch coachgesprek‘.