foto bij blog over jezelf uitspreken

Je uitspreken op je werk

Vaak zijn secretaresses en managementassistenten aardige, dienstbare types. Maar omdat je vriendelijk en dienstverlenend bent wil niet zeggen dat je geen mening mag hebben en over je heen moet laten lopen.

 Je bent de spil van de organisatie en iedereen weet je te vinden en daardoor hoor (en zie) je veel en vind je hier ook iets van. Alleen wordt dit vaak weggeduwd en houd je maar je mond.

Als ‘typemiep’ kon je je vroeger nog ondergeschikt opstellen. Vandaag de dag dien je naast je manager te kunnen staan

De tijd dat je als secretaresse alleen maar opdrachten van je ‘baas’ diende uit te voeren is allang voorbij. Vandaag de dag dien je een (assertieve) secretaresse/managementassistente te zijn die de manager/directeur/bestuurder afschermt en allerlei zaken uit handen neemt. Zodat deze zich volledig kan richten op zijn/haar corebusiness. Naast het goed kunnen plannen en organiseren, dien je ook te kunnen opkomen voor jezelf en je belangen én goed te communiceren.

Om je werk goed te kunnen (blijven) doen en plezier te houden in je werk dien je jezelf dan ook uit te kunnen spreken.

Ik geef even een voorbeeld van laat ik haar Anne noemen. Ze kwam bij me omdat ze moeite had met het feit dat haar leidinggevende haar steeds verweet dat ze geen nee kon zeggen. Maar als ze dan een keer nee zei werd het door hem niet geaccepteerd. Tijdens een functioneringsgesprek hoorde ze hem wederom zeggen dat ze geen nee kan zeggen. Ze was er klaar mee en wilde een cursus nee zeggen gaan volgen.

Als je je niet (gelijk) uitspreekt krijg je hier last van. Hoe langer je wacht hoe groter de weerstand wordt om het gesprek hierover aan te gaan

Als Anne had gekund had ze bijvoorbeeld op een rustige, kalme manier kunnen zeggen: ‘Goh, nu hoor ik je al een aantal keren zeggen dat ik geen nee kan zeggen. Maar ik merk dat als ik een keer nee zeg dit niet wordt geaccepteerd. Dan heb ik het gevoel dat ik niet serieus genomen wordt. Kunnen we het hier eens over hebben…’

Jezelf uitspreken houdt in open en eerlijk zijn over 1. De feiten. 2. Wat dit met je doet. 3. Aangeven dat je hierover in gesprek wilt.

Vaak is het de angst voor de reactie van de ander dat je je niet durft uit te spreken

We zijn vaak bang voor de reactie en wat dit met ons doet (emotioneel) en vinden het lastig om gelijk goed te reageren wanneer er een reactie terugkomt. Vooral als er al eerdere verwijten zijn gemaakt. Dan is de kans namelijk groot dat je dichtklapt (en dat je pas later denkt ik had dit of dat moeten zeggen) of fel/emotioneel reageert (en hier daarna spijt van hebt).

Een tip is om hier open over te zijn en te zeggen: ‘Ik klap hier even van dicht en kan dus even niet reageren, maar ik kom hierop terug’. Je hoeft ook niet altijd gelijk te reageren. Je kunt ook gewoon goed luisteren en als er dan bijvoorbeeld gevraagd wordt: ‘Waarom zeg je niks’, aangeven dat je haar/hem hebt gehoord en dit even wilt laten bezinken. Zodat je de tijd kunt nemen om te kijken hoe je hier vervolgens op wilt reageren.

Luister altijd goed naar de ander en probeer niet gelijk te oordelen en maak het niet persoonlijk. Het gaat niet altijd over jou (ondanks dat dit zo wel voor je kan voelen) en probeer dus goed te luisteren naar de reactie van de ander.

Door stiltes te laten vallen in een gesprek kom je niet onzeker over, maar juist heel krachtig

Ik weet nog goed in de tijd dat ik zelf secretaresse was het ook lastig vond om mezelf uit te spreken en het gesprek aan te gaan. Zo had ik een collega waar ik nauw mee samenwerkte en er waren bepaalde dingen die ze deed waar ik moeite mee had. In plaats van te gaan klagen tegen anderen over deze persoon besloot ik om rechtstreeks het gesprek met haar aan te gaan. Ik zei dat ik graag een keer een afspraak met haar wilde maken omdat ik het ergens met haar over wilde hebben. Ze vroeg waarover het ging en ik hield het vaag en zei: ‘Over onze samenwerking’.

Uiteraard bereide ik dit gesprek goed voor en oefende dit vervolgens met iemand die ik hierover in vertrouwen nam. Omdat ik bij deze collega had aangegeven dat ze kon kiezen om een gesprek op kantoor te hebben of dat we ook een hapje konden gaan eten, koos ze voor dit laatste. Achteraf was ik hier heel blij mee want in een andere omgeving zijn is voor zo’n gesprek zoveel fijner dan op kantoor. Ik vergeet nooit meer hoe fijn dit gesprek was.

Het begon met te vragen hoe zij onze samenwerking vond gaan en was aangenaam verrast te horen hoe positief ze dit ervaarde. Ik merkte dat door open vragen te stellen en goed te luisteren ze zichzelf helemaal opende en leerde haar toen pas echt goed kennen. Ze was zo anders als op kantoor, waardoor ik mezelf kwetsbaar durfde op te stellen en kon zeggen waar ik mee zat. We hebben het uitgesproken en hebben goed naar elkaar geluisterd. Het was zo fijn om dit te hebben mogen ervaren en ik ben haar hiervoor tot op de dag van vandaag dankbaar. Want door deze positieve ervaring maakte het voor mij daarna zoveel makkelijker om mezelf uit te spreken naar anderen.

Door in de praktijk regelmatig te oefenen word je steeds vaardiger

Als je het niet makkelijk vindt om je uit te spreken naar anderen toe (zoals bijvoorbeeld bij dominante type karakters) heb je hier waarschijnlijk ook weinig tot geen ervaring mee. Maar als je hier niet mee oefent zal het er alleen maar moeilijker op worden om op een rustige, kalme manier voor jezelf op te komen en jezelf uit te spreken.

Een tip is daarom zo’n gesprek altijd eerst goed voor te bereiden en dit vervolgens samen met iemand te oefenen. Denk goed na over wat je precies wilt gaan zeggen en waarover je het gesprek wilt aangaan. Wat zijn de feiten! Weet wat je doel is van dit gesprek. Met wat voor uitkomst zou je tevreden zijn en met wat voor gevoel zou je uit het gesprek willen komen.

Plan een gesprek altijd in en ga dus niet even in de wandelgangen zo’n gesprek aan. Zorg ook dat er voldoende tijd voor ingepland kan worden. Mocht dit gesprek echter worden afgezegd, geef dan aan dat je dit jammer vindt maar dat het niet anders is. Dat je het wel gelijk opnieuw gaat inplannen (of prik samen gelijk een nieuwe datum) en geef daarbij aan dat je het fijn zou vinden als het de volgende keer wel door kan gaan.

Het begint met een eerste gesprek…

Zie het wel als slechts een eerste gesprek en koppel het los van hoe je het uiteindelijk graag zou willen. Hiervoor zijn namelijk waarschijnlijk meerdere gesprekken nodig. Maar dit eerste gesprek is al een begin en dus een eerste stap.

Reflecteer vervolgens na een gesprek altijd en kijk naar wat er goed is gegaan. Vervolgens kijk je naar wat je een volgende keer anders zou kunnen doen. Zodat je hier van kunt leren en het je steeds makkelijker afgaat om je uit te spreken en het gesprek aan te gaan.

Wil je naar aanleiding van dit onderwerp hier eens met mij over sparren? Neem dan contact met mij op voor een gratis en geheel vrijblijvend telefonisch coachgesprek van 30 minuten. Je kunt je hiervoor aanmelden door het contactformulier in te vullen via de link: https://www.happyassistant.nl/contact/

Laat een reactie achter