Dat grote verantwoordelijkheidsgevoel…

Het feit dat je een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebt en je je vaak voor zaken verantwoordelijk voelt is niet het probleem. Het probleem is als je hierin doorslaat en zo ver gaat dat je je altijd en voor alles verantwoordelijk voelt. Dan zie je namelijk steeds alles als jouw taak.

Als je doorslaat in je verantwoordelijkheid dan ben jij steeds degene die als laatste weggaat en ’s avonds met je laptop op de bank nog mailtjes afhandelt omdat je daar niet aan toe bent gekomen.

‘Maar er is niemand om aan te delegeren’, vertelde onlangs een managementassistente. Omdat je misschien de enige bent die bepaalde taken/werkzaamheden kan doen, wil niet zeggen dat je alles zomaar op je moet nemen. Ook jij hebt gewoon net als ieder ander een 8-urige werkdag.

‘If you think it’s your responsibility… Think again’

Als secretaresse/managementassistente of welke functie je als ondersteuner ook hebt, je werk bestaat voornamelijk uit het verlenen van ondersteuning en dus het zaken uit handen nemen voor anderen. Dat is ook waar je goed in bent én leuk vindt om te doen. Alleen wil dit niet zeggen dat jij daardoor altijd voor alles verantwoordelijk bent. Soms dien je de verantwoordelijkheid daar te laten waar het hoort.

Hoe lastig je dit ook vindt, hier hoor je wel over na te denken en niet klakkeloos alles maar te doen wat er wordt gevraagd. Zeker als je geneigd bent om zaken gelijk (snel) op te pakken, dien je ook stil te staan bij wat er wel en niet bij jouw taken hoort en waar je wel en niet voor verantwoordelijk bent.

Wat ik dan regelmatig hoor is dat er de tijd niet voor is om hierbij stil te staan. Dat het ‘makkelijker’ is om het maar gewoon gelijk te doen. Dat het te veel gedoe is om steeds stil te staan bij: ‘Ben ik hier wel verantwoordelijk voor/Hoort dit wel bij mijn taken/Kan iemand anders dit misschien (beter) doen.’ Want dan moet je hier vervolgens iets mee…

‘Je bent niet op de wereld gekomen om zoveel mogelijk werk af te handelen’

Natuurlijk is het fijn om steeds tegen je manager(s)/directeur/bestuurder te kunnen zeggen: ‘‘Ja hoor, kom maar dan doe ik het gelijk’. Dan maak je de ander blij en ook voor jezelf geeft het even een fijn gevoel als je een taak gelijk oppakt. Het komt daardoor ook niet op je to-do-lijstje te staan en/of kun weer een vinkje zetten dat het is afgehandeld. Totdat echter de volgende taak/opdracht/vraag zich weer aandient…

Vraag jezelf eens af of het steeds bezig zijn met snel klussen oppakken en afwerken écht de reden is waar jij ’s ochtends voor uit je bed komt. Heb je weleens nagedacht over welke taken/werkzaamheden je energie geven en wat energievreters zijn. Waar zou je het liefst de hele dag mee bezig zijn? En zijn dit de taken/werkzaamheden waar je voor verantwoordelijk bent en dus bij jouw takenpakket horen?

Laatst vertelde een secretaresse dat ze nooit eens stilstaat bij wat ze allemaal doet. Ze heeft zoveel taken op zich genomen dat ze niet eens meer weet waar ze nu eigenlijk van is, zei ze. Als er iets wordt gevraagd durft ze bijvoorbeeld ook niet te zeggen: ‘Dit gaat vandaag niet meer lukken’ of ‘Dit kan ik helaas vandaag niet voor je doen’. Als het ook echt niet binnen haar werkuren kan. Ze blijft dan liever een uur langer doorwerken dan dat ze zegt dat ze iets niet kan doen.

‘Ja of nee zeggen; het is niet zo zwart-wit’

Natuurlijk is het niet makkelijk om als je altijd ja op alles hebt gezegd hiermee te stoppen en bijvoorbeeld te zeggen: ‘Ik ga mijn best doen om dit vandaag nog af te krijgen, maar kan niets beloven’ of om in ieder geval al niet gelijk te reageren maar te zeggen: ‘Ik maak dit eerst even af en kom zo bij je’ en/of ‘Als je het even op de mail zet, ga ik kijken wat ik voor je kan doen’. Voor sommigen is dit een nog veel te grote stap.

Een eerste kleine stap is tot drie tellen voordat je reageert op een vraag/verzoek. Als dit nog te moeilijk is begin dan met één in- en uitademing voordat je reageert.

Probeer in ieder geval al zoveel als mogelijk niet gelijk te reageren met ‘Dat doe ik wel’ als er in het algemeen en dus niet rechtstreeks aan jou wordt gevraagd om iets op te pakken. Wacht even met reageren (ook al vind je dat het bij jouw taken hoort) en kijk of misschien iemand anders aanbiedt om dit te doen.

Zo gaf een secretaresse aan dat dit voor haar begon met op een vraag in een Whatsapp groep niet gelijk te reageren. Na een minuut te hebben gewacht – wat voor haar al heel moeilijk was want ze vond dat dit echt bij haar taken hoorde – reageerde een collega met: ‘Ik ben hier al mee bezig voor iemand anders, dus lever ik dit wel aan’.

‘Hulp van een ander aanvaarden wil niet zeggen dat je hebt gefaald. Het betekent dat je er niet alleen voor staat.’

Weet dat je af en toe ook eens hulp kunt vragen. Ook al vind je dat iets bij jouw takenpakket hoort en/of het jouw verantwoordelijkheid is, hoe fijn is het als je het allemaal niet alleen hoeft te doen. Vraag eens aan een collega: ‘Heb je misschien gelegenheid om dit samen met mij op te pakken’. Zeg er dan wel gelijk bij: ‘Als het niet kan geen probleem’. Heb dus geen verwachtingen, want het is slechts een vraag en iemand mag altijd ja of nee zeggen.

Ook als je bij een kleine organisatie werkt en misschien de enige managementondersteuner bent, denk dan eens out of the box. Misschien is er wel een receptioniste die het leuk vindt om iets samen met jou op te pakken. Of een stagiaire of iemand van de administratie die het leuk zou vinden om dit samen met jou te doen. Als dit dan inhoudt dat er tijdelijk extra uren nodig zijn, is dit waar je met je leidinggevende het gesprek over kunt aangaan.

‘Wat wil de ander en wat wil IK’

Als je een groot verantwoordelijkheidsgevoel hebt ben je vooral bezig met wat er moet gebeuren (en wat de ander wilt) en ben je minder gericht op wat wil IK. Je vindt het moeilijk als er zaken/taken zijn die moeten gebeuren maar waar je eigenlijk (om wat voor reden dan ook) nee tegen wilt (moet) zeggen. Je zegt dan ja, maar je bedoelt eigenlijk nee.

Met anderen willen helpen is helemaal niets mis, maar wanneer je té veel aandacht geeft aan wat de andere vraagt of nodig heeft, verlies je je eigen wensen en behoeften uit het oog.

Al eerder heb ik over het onderwerp verantwoordelijkheid geschreven. Zie hier een eerder artikel waarin nog meer tips staan over hoe je ervoor kunt zorgen dat je niet te ver gaat in je verantwoordelijkheid.

Wil je eens met mij sparren? Neem dan contact op voor een gratis en geheel vrijblijvend telefonisch coachgesprek van 30 minuten. Je kunt je hiervoor aanmelden door het contactformulier in te vullen via de link: https://www.happyassistant.nl/contact/