Als managementondersteuner ben je geen marionette pop

‘Ik laat mijn secretaresse contact opnemen met jouw secretaresse voor het maken van een afspraak’ hoorde ze haar manager zeggen. Ze wachtte even totdat hij het telefoongesprek met de heer Jansen had beëindigd en vroeg of ze het goed had gehoord. Had hij nu gezegd dat zij contact op zou nemen voor het maken van een afspraak? ‘Dat klopt’, zei hij. 

Ik wil dit gerust doen, had ze toen gezegd, maar was het niet efficiënter geweest als jullie zelf gelijk die afspraak hadden gemaakt. Ze had daarbij aangegeven dat ze het geen enkel probleem vond om afspraken waar meerdere personen bij aanwezig dienen te zijn, op zich te nemen. Maar dat als het gaat om een 1 op 1 afspraak en hij de betreffende persoon toch al aan de telefoon heeft, hij dit toch beter gelijk zelf kan doen. 

 ‘Je hebt helemaal gelijk’, was de reactie van deze manager. ‘De volgende keer maak ik gewoon gelijk zelf die afspraak. Tenslotte kennen wij onze eigen agenda het beste’, vulde hij nog aan. 

‘Jouw tijd is net zo belangrijk als de tijd van je manager’

De managementondersteuner vandaag de dag is niet meer de secretaresse van vroeger die alleen maar taken/opdrachten moet uitvoeren. Je mag meedenken over zaken zoals hoe iets efficiënter kan. Jouw tijd is net zo belangrijk als de tijd van je manager. Spreek je (mening) daarom uit als het gaat om hoe jij naar bepaalde zaken kijkt en ga hierover in gesprek. Je hoeft namelijk niet als een marionette pop alles maar te doen wat er wordt gevraagd. 

Als managementondersteuner heb je geen ondergeschikte functie. Je staat niet onder je manager. Het is een samenwerking tussen jou als specialist op het gebied van het verlenen van ondersteuning en je manager als specialist op zijn/haar vakgebied. Jij en je manager vullen elkaar aan, staan naast elkaar en vormen een TEAM. 

‘Het werk dat jij doet is van net zoveel waarde als dat wat je manager doet’

Dit gaat over gelijkwaardigheid en het feit dat het werk dat jij doet van net zoveel waarde is als dat wat je manager doet. Dit is echter niet voor iedereen vanzelfsprekend en ik weet daar alles van. Ook ik heb lange tijd mezelf ondergeschikt opgesteld in de tijd dat ik zelf secretaresse was. De belangen van anderen stelde ik voorop en dus wat de ander belangrijk vond daar lag mijn prioriteit. Met hulp van een goede coach leerde ik hoe ik mezelf kon zien als een volwaardige samenwerkingspartner.

Ik zie het nu ook voortdurend in mijn coachpraktijk. Managementondersteuners zoals secretaresses en managementassistenten die zichzelf ‘onder’ de ander stellen. Het zijn stuk voor stuk krachtige persoonlijkheden maar op een of andere manier hebben ze als het gaat om het ondersteunen van hun manager(s) moeite met het af en toe ook eens nee zeggen. Ze pakken alles aan (mede vanuit een groot verantwoordelijkheidsgevoel) onder het mom van ‘dit hoort toch bij mijn werk…’. 

‘In je functiebeschrijving staat niet ‘manusje van alles’

Omdat je een ondersteunende functie (in loondienst) hebt wil niet zeggen ‘jij vraagt en ik voer uit’. Ik weet nog goed dat er een tijd was dat ik in de functie van secretaresse dacht dat ik mijn mond moest houden terwijl ik veel meekreeg van wat er op de werkvloer speelde. Totdat ik voor een bestuurder ging werken die het juist op prijs stelde dat ik zijn ogen en oren was als het ging om wat er speelde in de organisatie. Deze bestuurder zag mijn zienswijze over bepaalde zaken niet als bemoeizuchtig maar benoemde dit meedenkend. Dit maakte dat ik meer en meer mijn expertiserol als ondersteuner kon pakken en daardoor alleen maar beter werd in mijn werk en van nog grotere waarde voor diegene(n) die ik ondersteunde. Zodat ik dat kon doen waar ik goed in was en waar ik ook blij van werd en me minder ging bezighouden met zaken waar ik geen energie van kreeg.

‘Net als je manager(s) heb ook jij een privéleven’

Vaak zit je jezelf in de weg en houd je jezelf klein door allerlei overtuigingen die je hebt. Zoals dat je als ondersteuner vooral moet doen wat er wordt gevraagd. Waardoor je eigen belangen ondergeschikt maakt aan die van je manager(s).

Toen onlangs op een congres voor secretaresses de vraag werd gesteld wie er langer door blijft werken als er op het allerlaatste moment nog een spoedje komt, gaf het overgrote deel van de aanwezigen aan hiervoor langer te blijven. Op zich is dit niet zo heel erg als dit eens een keer voorkomt, maar het blijkt dat ze dit doen zelfs als dit structureel gebeurt. Maar ook jij hebt een privéleven en wilt graag een goede werk/privé balans dus in hoeverre ga je in dit soort situaties hierover dan het gesprek met je manager(s) aan…

‘Blijf investeren in jezelf en je skills’

Als managementondersteuner ben je geen marionette pop maar een volwaardige samenwerkingspartner met expertise op het gebied van het verlenen van ondersteuning. De functie van secretaresse/management assistente is geëvolueerd naar managementondersteuner oftewel support professional.

Daarom is het nodig om zelf ook te (blijven) groeien als het gaat om persoonlijke ontwikkeling, kennis en vaardigheden. Dus investeer in opleiding, cursus en/of coaching. Vraag op je werk naar de mogelijkheden want vaak is hiervoor een budget. Weet dat investeren in jou als het gaat om je hard skills (zoals Microsoft Office), maar zeker ook je soft skills (persoonlijk leiderschap, assertiviteit, grenzen stellen en bewaken) niet alleen goed is voor jou, maar ook voor de organisatie en de manager(s) die je ondersteunt.

Wil je naar aanleiding van dit onderwerp eens een keer geheel vrijblijvend met mij sparren? Neem dan contact op voor een gratis telefonisch coachgesprek van 30 minuten.