Communiceren met je ‘baas’

Bewust heb ik voor het woord ‘baas’ gekozen omdat ik me er ieder keer weer over blijf verbazen hoe vaak secretaresses en managementassistenten dit woord (nog) gebruiken en hun manager ook echt zien als ‘baas’.

Er was ooit een tijd dat er werd gesproken over ‘de baas en zijn/haar secretaresse’. Dan heb ik het over de tijd dat een secretaresse nog werd gezien als een soort van ‘typemiep’. Toen bestonden er nog typemachines en in die tijd moest je in deze functie alleen maar opdrachten uitvoeren en verder horen, zien en zwijgen.

‘De functie van secretaresse is geëvolueerd naar assistant’

Tegenwoordig is de functie van secretaresse echter dusdanig geëvolueerd dat je in deze tijd als secretaresse of managementassistente een professional bent op het gebied van het verlenen van ondersteuning. Dat wil zeggen een assistant en dus ben je de spin in het web, troubleshooter, ‘alleskunner’. Je neemt zaken uit handen zodat je manager zich volledig kan richten op zijn/haar corebusiness. Jij en je manager vullen elkaar dus aan. Dit betekent dat je naast je manager staat en dus zeker niet ‘onder’ een baas.

‘Als professional op jouw vakgebied ben je een samenwerkingspartner’

Daarom ben je in de functie van secretaresse/managementassistente dan ook niets minder (en uiteraard ook niets meer) dan je manager en dien je jezelf te kunnen zien (en voelen) als gelijkwaardig. Dit is naar mijn mening ook een absolute voorwaarde om goed te kunnen communiceren met je manager. Jij en je manager zijn samenwerkingspartners. Dit houdt ook in regelmatig overleggen met elkaar.

Regelmatig overleg en bij voorkeur iedere dag 10 minuten is sowieso nodig om je manager optimaal te kunnen ondersteunen. Je dient namelijk voortdurend op de hoogte te zijn van wat er speelt en waar de aandacht en focus van je manager op dat moment ligt. Zodat je ook weet waar jouw focus dient te liggen. Daarom kun je je niet veroorloven om als het gaat om het goed kunnen uitvoeren van je taken/werkzaamheden te denken hij/zij heeft het al zo druk en dus plan ik maar geen overleg in.

Een goede afstemming en regelmatig (kort) overleg met je manager is essentieel. Als samenwerkingspartner is jouw overleg met je manager net zo belangrijk als een overleg die je manager heeft met iemand anders en dus ongeacht welke functie iemand heeft. Dus wordt jouw overleg afgezegd, plan dit dan gelijk opnieuw in!

‘Zorg ervoor dat je een overleg altijd goed voorbereidt’

Het is wel belangrijk dat je zo’n overleg altijd goed voorbereidt. Zorg ervoor dat je vooral to-the-point bent en stel (korte) directe vragen ook als het gaat om jouw werkzaamheden/taken. Zoals: ‘hoe gaan we dit voor elkaar krijgen met alle taken/projecten die ik op dit moment al heb?’ en ‘wat is het allerbelangrijkste in deze rij met allemaal belangrijke taken?’. Stel dus vooral open vragen want die leveren veel informatie op. Dit zijn vragen die beginnen met: wie, wat, waar, wanneer, welke, hoe.

Ben daarnaast open, eerlijk en nieuwsgierig naar je manager toe. Een ezelsbruggetje hiervoor is OEN. Dus als er iets is wat je dwars zit, spreek dit dan gelijk uit. Houd het bij feiten, maar geef wel aan wat dit met je doet en dat je hierover in gesprek wilt. Zo kun je ervoor zorgen dat er geen onuitgesproken zaken tussen jullie in blijven hangen.

Tenslotte nog even dit. Voorkom dat je gaat invullen (NIVEA: niet invullen voor een ander), maar luister met 100% aandacht en check steeds of je het goed hebt begrepen. Dus pas LSD toe (luisteren, samenvatten en doorvragen).

‘Blijf investeren in je persoonlijke ontwikkeling’

Misschien denk je nu zij heeft makkelijk praten. Als ervaringsdeskundige weet ik echter als geen ander hoe moeilijk het kan zijn om je überhaupt gelijkwaardig te kunnen voelen. Hier heb ik zelfs ooit hulp bij nodig gehad in de tijd dat ik zelf bestuurssecretaresse was en daar schaam ik me niet voor. Sterker nog doordat ik destijds de moed had om hulp te vragen en te kiezen voor een goede coach en het volgen van diverse opleidingen voor persoonlijke ontwikkeling, kan ik inmiddels alweer vele jaren andere secretaresses en managementassistenten helpen. Want niet alleen mag ik mezelf ondertussen een ervaren coach (met een diploma post-HBO opleiding ‘professioneel coach’ bij TC University) en trainer noemen, maar ook ben ik ondertussen specialist geworden als het gaat om: werkdruk verminderen, assertiviteit, persoonlijk leiderschap en grenzen stellen & bewaken (waaronder nee zeggen).

Wat ik in mijn eigen persoonlijk ontwikkelingsproces heb geleerd is dat het er niet om gaat wat je kunt (en dat was in mijn ogen nooit (goed) genoeg), maar om wie je bent.

De volgende mooie spreuk is hier zo op van toepassing:

‘Ik ben niet meer en ook niet minder dan jij. We zijn niet hetzelfde maar wel gelijk als mens’

Wil je eens geheel vrijblijvend met mij sparren over jouw situatie en dus waar jij tegenaan loopt op je werk? Geef je dan op voor een gratis telefonisch coachgesprek in van 30 minuten. Je kunt je hiervoor aanmelden door het contactformulier in te vullen via de link: https://www.happyassistant.nl/contact/