De beste manier om nee te zeggen in 5 stappen

Het is misschien niet zo zeer dat je geen nee kunt zeggen, alleen kun je dit niet altijd bij iedereen en zijn er bepaalde personen waarbij je dit dus lastig vindt. Als het bijvoorbeeld gaat om iemand die je nee niet hoort of niet accepteert. Misschien als het gaat om iemand die hiërarchisch ‘boven’ jou staat en op een autoritaire wijze leiding geeft (mijn wil is wet).

Maar het kan ook zijn dat je het moeilijk vindt om nee te zeggen als het iets betreft wat bij je taken hoort. Of waarvan je denkt dat het bij je taken hoort of omdat niemand anders het kan (of wilt) doen en je ver gaat als het gaat om je verantwoordelijkheid.

Ook kan het situaties betreffen waarbij je dit lastig vindt zoals als het te maken heeft met bijvoorbeeld een collega die vaak ziek is of vanwege privé situaties regelmatig uitvalt. Waardoor je dan toch maar weer ja zegt en er werk bij neemt, terwijl je al zoveel (teveel) op je eigen bordje hebt.

Om baas te kunnen zijn over je eigen tijd en planning is het echter nodig om toch af en toe eens nee te zeggen en taken af te wijzen.

Weet dat iedereen kan leren om nee te zeggen en dus ook jij. Wil je weten hoe? Door het zetten van de volgende 5 stappen.

Stap 1: Zorg dat eerst helder is wat er wordt gevraagd

In plaats van gelijk alles uit je handen te laten vallen en ja te zeggen, dien je altijd eerst een goed beeld te hebben van wat er precies wordt gevraagd. Alleen als we weten wat de taak/opdracht precies omvat en we ook weten wanneer dit uiterlijk klaar moet zijn, kunnen we namelijk pas een inschatting maken of we dit wel of niet kunnen doen. Dus stel goede vragen zoals: ‘waar heb je dit precies voor nodig?’ en ‘wanneer heb je dit uiterlijk nodig?’ Maar ook mag je bijvoorbeeld gerust vragen: ‘waarom kom je hiervoor bij mij?’ als het voor jou niet helemaal duidelijk is waarom deze taak/opdracht bij jou wordt weggelegd. Als bijvoorbeeld de reden is dat jij dit zo goed (of snel) kan is dit, buiten dat het misschien je ego streelt, geen goed argument. Het is dus belangrijk steeds te kijken of dat wat er wordt gevraagd daadwerkelijk bij je taken/verantwoordelijkheden hoort.

De doeners onder ons denken nu waarschijnlijk dat dit veel tijd kost en dat je ondertussen al gedaan kon hebben wat er werd gevraagd. Maar ons doel dient niet te zijn om de dingen snel te doen. Ons doel dient te zijn hoe we de juiste dingen kunnen doen en vast kunnen houden aan onze eigen tijd en planning. Want ook als managementondersteuner, juist als managementondersteuner, dienen we de regie te houden over ons werk en dus over onze tijd en planning. 

Dus zorg dat je altijd eerst een helder beeld hebt van wat de taak/opdracht precies inhoudt en wanneer het klaar moet zijn.

Natuurlijk zal het zeker in het begin moeilijk zijn om niet gelijk te reageren met een ‘ja dat doe ik wel’. Maar tel eerst tot 10 voordat je reageert. Als 10 tellen te lang is begin dan al met een paar tellen. Alles is beter dan gelijk reageren en dus snel ja zeggen. Ik ben ooit begonnen met één bewuste in- en uitademing voordat ik reageerde en zelfs dat vond ik al moeilijk.

Stap 2: Maak het niet persoonlijk

Weet dat degene die bij jou komt met een taak/vraag/opdracht als doel heeft dat dit (op tijd) wordt gedaan. Het heeft dus niets met jou persoonlijk te maken. Het is puur zakelijk en zie dit dan ook zo. Je wijst ook niemand af als je nee zegt. Je wijst alleen de taak af. Als iemand dan boos zou worden, was het ook geen vraag maar een eis. Vind het dan ook niet belangrijk om aardig gevonden te worden. Op je werk ben je niet om aardig gevonden te worden, maar om je werk goed te doen. Het is een transactie want jij doet werk en daarvoor krijg je betaald.

Dat wil uiteraard niet zeggen dat je het niet leuk op je werk kunt hebben. Natuurlijk is het belangrijk dat je goede relaties hebt met de personen waar je voor en mee (samen)werkt. Maar wel op basis van respect en niet omdat ze je aardig vinden alleen maar omdat je altijd ja en amen zegt en gelijk alles doet wat er wordt gevraagd.

Stap 3: Denk oplossingsgericht

Het doel van de persoon die bij jou komt met een vraag/taak/opdracht is dus dat iets wordt opgelost/opgepakt en komt hiervoor bij jou. Door oplossingsgericht te denken, is wat je doet het meedenken met deze persoon. Ik zal een concreet voorbeeld geven.

Stel dat je manager bij je komt met de vraag om iets voor hem uit te zoeken. Zoals bij stap 1 aangegeven stel je eerst goede vragen, zoals waar heb je het voor nodig en wanneer heb je het uiterlijk nodig. Je krijgt dan te horen dat hij het nodig heeft voor een overleg en dat dit overleg morgenochtend plaatsvindt. Om zich goed te kunnen voorbereiden heeft hij daarom de gevraagde informatie aan het einde van de dag nodig. Je hebt ondertussen een inschatting gemaakt van wat de taak precies inhoudt en de tijd die je hiervoor nodig hebt en concludeert dat dit niet gaat lukken. Denk dan mee voor een alternatief. Zoals bijvoorbeeld een mail die je voorbij hebt zien komen waarin een deel van de gevraagde informatie al staat. Zeg dat je deze mail alvast zal uitprinten en of hij hier dan naar zou willen kijken en wilt aangeven als er nog aanvullende informatie nodig is. Dit komt heel anders over dan nee te zeggen of te zeggen dat je hier geen tijd voor hebt. Je hebt namelijk meegedacht en gekeken naar wat wél mogelijk is. Een mail uitprinten kost je misschien een paar minuten. Door dit te doen denk je niet alleen mee, maar behoud je ook de regie.

Het is altijd beter om te zeggen wat je wél kunt doen, dan wat je niet kunt doen. Niemand vind het leuk om een nee te krijgen. Zo kun je bijvoorbeeld ook aangeven dat je gaat kijken wat er mogelijk is, maar dat je niks kan beloven. Ook al heb je besloten om het wel te doen en andere taken uit te stellen, dan heb je in ieder geval niet gelijk ja gezegd. Experimenteer hier eens mee. Of zeg ‘ik ga mijn best doen’ of ‘ik ga kijken wat ik voor je kan doen’. Hierdoor leer je om in ieder geval niet gelijk altijd maar ja te zeggen en daardoor ga je echt respect krijgen.

Stap 4: Ben duidelijk

Wanneer de opdracht/taak helemaal helder is en je hebt meegedacht maar je ziet absoluut geen mogelijkheid om de taak/opdracht uit te voeren (en/of het hoort niet bij je taken), wijs dit dan af door heel duidelijk te zijn. Nee = nee. Ik weet dat dit niet makkelijk is, maar het is absoluut nodig om ook eens nee te zeggen als ja echt geen optie is. Voor het afwijzen van een taak pas je de kapotte grammofoonplaat techniek toe. Dat wil zeggen blijf rustig maar zelfverzekerd herhalen dat je hetgeen hij/zij vraagt niet kan doen. Geef GEEN uitleg, want daardoor krijg je een discussie. Zeg zeker niet zoiets als ik heb andere zaken liggen die meer prioriteit hebben, want dan wordt gevraagd wat je dan hebt liggen en krijg je daar discussie over. Zeg niet daar heb ik geen tijd voor, want ook dan kun je hierdoor een discussie krijgen. Want waar ben je dan allemaal zo druk mee bezig…

Dus soms is het echt eens nodig om nee te zeggen en dit antwoord kun je uiteraard wel ‘verpakken’, door bijvoorbeeld te zeggen ‘helaas kan ik dit niet voor je doen’ (zonder verdere uitleg!). Of ‘Ik vind het echt heel vervelend maar kan deze taak/opdracht (nu) niet voor je doen’. Je vindt het namelijk ook echt vervelend. Maar dat wil niet zeggen dat je daarom je eigen planning altijd maar opzij moeten zetten voor anderen.

Om dit te kunnen dien je echter 100% zeker te zijn dat je de taak/opdracht moet afwijzen. Anders zet je namelijk daardoor de deur op een kier en zal de ander er alles aan doen om jou te overtuigen om toch ja te zeggen. Dus als er maar een beetje twijfel bij je is dat je het uiteindelijk toch gaat doen, heeft het geen zin om nee te zeggen en de taak af te wijzen.

Dan kun je beter in gesprek gaan oftewel in onderhandeling over hoe je dan de tijd en ruimte kunt creëren om dit toch te kunnen doen. Dus als je leidinggevende bijvoorbeeld vraagt om een bepaalde projectgroep te ondersteunen en je kunt dit er echt niet bij hebben, ga dan in gesprek over wat er dan (tijdelijk) bij je weggehaald kan worden. Maar dan is dat wel een voorwaarde om te kunnen doen wat er wordt gevraagd en dus in dit geval het ondersteunen van een project.

Ook als degene die met de taak/opdracht komt je manager en/of leidinggevende is, wil dit niet zeggen dat je hetgeen wordt gevraagd nooit mag afwijzen. Natuurlijk worden we betaald voor onze werkzaamheden, maar dit betekent niet dat we helemaal geen keuze hebben. Tenslotte gaan we ook geen toiletten schoonmaken als dit ons zou worden gevraagd (of dit moet in je functieomschrijving staan…). We hebben dus altijd een keuze in wat we wel en wat we niet doen en worden echt niet gelijk ontslagen als we een keer nee zeggen.

Stap 5: Let op je (lichaams)taal

Wat je uitstraalt bepaalt of iemand je ook gelooft en dus serieus neemt. Daarom is het zeer belangrijk dat als je een taak/opdracht/vraag afwijst, je lichaamstaal congruent hiermee is. Dat wil zeggen sta of zit altijd rechtop en houd steeds oogcontact. Spreek op een rustige toon met een goed hoorbaar stemvolume (niet te hard, maar zeker ook niet te zacht).

Gebruik nooit twijfelwoorden zoals misschien, eigenlijk of mogelijk. Dus zeg niet dat je eigenlijk geen tijd hebt of het eigenlijk niet kunt doen. Daarmee zet je de deur naar een mogelijke ja niet op een kier, maar zet je gelijk de hele deur open…

Als het kunnen zetten van deze stappen nog te moeilijk voor je is, begin dan met een mini stapje die je al wel kunt zetten. Zoals bijvoorbeeld door niet gelijk als eerste te reageren als er in het algemeen iets wordt gevraagd om te doen. Of als bijvoorbeeld wordt gevraagd om iets uit te printen doe dit dan niet gelijk, maar zeg ‘ik maak dit eerst even af en zal dit dan zo voor je doen’. Of als je bijvoorbeeld gevraagd wordt om koffie te halen, geef dan aan dat je het zo zal gaan halen en maak eerst even af waar je mee bezig bent. Wat is het ergste dat er kan gebeuren als iemand even moet wachten? Stel dat er al een aantal personen staan te wachten voor het koffieapparaat, dan kun je ook niet voordringen en zal het dus ook wat langer duren.

Laat het niet bij dit alleen te hebben gelezen maar kies één ding waar je mee gaat beginnen en ga hiermee oefenen. Alleen door het (regelmatig) te doen ga je dit namelijk leren.

Laat een reactie achter