Hoe vaak ik wel niet hoor hoe moeilijk het is om feedback te geven. Dat komt omdat we vaak niet ‘durven’ te zeggen waar we last van hebben. Omdat we bang zijn wat de reactie van de ander zal zijn of hoe de verstandhouding daarna dan zal zijn. Maar ook weerhoudt ons dit vaak omdat we ervaren hebben dat er toch niets met de feedback die we geven wordt gedaan. Dus zeggen we maar niets met als gevolg dat we ons ergeren aan die persoon of personen en nog erger soms zelfs boos op die persoon zijn. We zeggen niets, maar verwachten of eigenlijk is het meer ‘hopen’, dat de ander uit zichzelf gaat inzien of gaat veranderen. Wat natuurlijk niet gebeurt…

Maar er is dus iets wat ons ‘triggert’. We voelen ons ergens niet prettig bij of hebben ergens last van of zijn geïrriteerd. Soms kunnen we het niet eens echt benoemen en is het een onprettig gevoel. Maar het kan ook zijn dat we heel goed weten wat de reden is waarom we ons onprettig voelen of waarom we geïrriteerd zijn. Omdat iemand namelijk iets heeft gedaan of gezegd of juist niet heeft gedaan/gezegd waar wij last van hebben/moeite mee hebben.

Wat als ik je nu zeg dat er een manier is waarop ook jij bij iemand kunt aangeven waar jij last van hebt of waar je moeite mee hebt en dat er ook nog naar je ‘feedback’ wordt geluisterd en er daadwerkelijk iets mee wordt gedaan.

Door het nemen van onderstaande 5 stappen kan ook jij namelijk op een respectvolle wijze feedback geven.

Stap 1 Wat raakt me zo

Wat is het precies wat je ‘triggert’, wat je irriteert en wat je ook echt een onprettig gevoel geeft. Wat zegt of doet de ander (of doet de ander juist niet) wat je zo raakt? Sta hier eens even bij stil. Ga naar binnen en ga voelen. Neem hier ook echt de tijd voor, want dit is een hele belangrijke eerste stap.

Stap 2 Wat zijn de feiten

Koppel nu de emotie even los en bekijk nu van een afstand (rationeel) de situatie. Alsof je als een toeschouwer naar de situatie kijkt. Wat is hier feitelijk aan de hand. Dus kijk eens puur en alleen naar de feiten.

Als je weet wat je zo raakt EN de feiten helder hebt, kun je pas de persoon waar je feedback aan wilt geven benaderen. Je hebt dan namelijk alle benodigde ingrediënten om feedback te kunnen geven. Vraag aan de betreffende persoon waar je feedback aan wilt geven of het gelegen komt omdat je iets met hem/haar wilt bespreken. Als het niet uitkomt, spreek dan een ander moment af. Laat je er niet toe verleiden om vlug tussendoor feedback te geven, maar neem hier echt de tijd voor. Dus plan samen een moment hiervoor. Pas als je ervoor hebt gezorgd dat jullie ongestoord een moment samen hebben gevonden, ga je naar stap 3.

Stap 3 Benoem de feiten en je gevoel hierbij

Begin met het benoemen van de feiten (of het feit) en wat dit met je doet (dit kun je ook want dit zijn namelijk de stappen 1 en 2 geweest).

Dus bijvoorbeeld: Ik merk dat je de laatste tijd steeds op het laatste moment met opdrachten komt (een feit!). Hierdoor voel ik alsof ik onder druk wordt gezet, omdat ik dan haastig de dingen moet doen (wat dit met mij doet).

Stap 4 Verbinding aangaan

Vraag vervolgens: ‘Hoe is dit voor jou als ik dit zo zeg?’ En ben daarna stil en luister en hoor wat de reactie van de ander hierop is. Zo kan iemand bijvoorbeeld zeggen: ‘Hier ben ik me niet van bewust’ of ‘Ik wist niet dat jij dit zo ervaart’. Ga hier niet op in! Maar ga verder naar stap 5.

Stap 5 Hoe samen verder

Stel vervolgens de vraag: ‘Hoe kunnen we hier samen aan uitkomen/mee omgaan?’ Probeer de ander te laten zeggen hoe hij/zij de oplossing ziet. Als je dit namelijk zelf aangeeft, zoals in dit geval bijvoorbeeld ‘ik zou het fijn vinden als je voortaan de opdrachten eerder bij mij aanlevert’ dan is het jou oplossing en geen GEZAMENLIJKE oplossing. Als de ander echter komt met een oplossing, waar jij je ook in kunt vinden, is de kans veel groter dat hij /zij zich ook hieraan gaat houden.

Mocht de ander echter aangeven dit niet te weten, vraag dan of jij een suggestie mag doen. Daarom is het belangrijk dat je van te voren wel nadenkt over hoe jij de oplossing ziet (of wat je anders wilt).

Ook hier geldt net als alles waar je je nog niet vaardig in hebt gemaakt; oefening baart kunst. Alleen door regelmatig te oefenen met het geven van feedback, worden we hier vaardig in. Begin altijd eerst met de personen waar je je veilig bij voelt. Ga op deze personen ‘oefenen’. Geef dit ook eerlijk aan. Zeg dat je het lastig vindt om feedback aan bepaalde personen te geven en vraag of je misschien op hem/haar mag ‘oefenen’.

En weet dat door je te openen en eerlijk te zijn naar de ander, je gelijk ook laat zien hoe jij behandeld wilt worden. Behandel de ander namelijk altijd zoals je zelf behandeld wilt worden. Wil jij respect van de ander? Ga dan respectvol met anderen om en geef daardoor het goede voorbeeld.

Ik wens je heel veel succes en vooral plezier met het feedback geven met behulp van deze 5 stappen.

Zie hier ook mijn vlog over dit onderwerp.

Ben jij een secretaresse of managementondersteuner? Kijk dan op mijn website: www.happyassistant.nl waarop je nog veel meer blogs en vlogs kunt vinden met vele tips en handigheidjes.

Laat een reactie achter