Grenzen communiceren op je werk

Als het gaat om het aangeven van grenzen op je werk is het altijd beter om aan te geven wat je wél kunt doen dan wat je niet kunt doen. Ik begrijp heel goed dat dit verwarrend kan zijn, want grenzen gaan toch over wat je niet wilt/kunt doen? En dat klopt. Alleen houd je het positief richting de ander als je aangeeft wat binnen je grenzen wél mogelijk is en wat je dus wél kunt doen. Voor de ander is dit namelijk veel belangrijker om te weten dan wat je niet (meer) kunt doen.

‘Een voorbeeld uit de praktijk…’

Ik zal even een praktijkvoorbeeld geven van een managementassistente die onlangs haar positieve ervaring op dit gebied heeft gedeeld. Haar leidinggevende wilde graag dat zij gedurende de vakantie van haar collega op haar vaste thuiswerkdag naar kantoor kwam. Omdat haar thuiswerkdag tot 14.00 uur is, gaf ze aan dat dit prima is en dat ze in die periode op die dag dan tot 14.00 uur op kantoor aanwezig kan zijn. Waarop haar leidinggevende zei: ‘Prima. Fijn dat je hiertoe bereid bent’.  

‘Door grenzen te stellen schep je gelijk duidelijkheid naar de ander toe’

Je grenzen communiceer je dus het beste door gelijk duidelijk te zijn. Door te zeggen dit is wat ik kan doen. Tot 14.00 uur op kantoor aanwezig zijn. Punt. Geen discussie verder mogelijk. 

Als je namelijk duidelijk aangeeft wat voor jou mogelijk is zoals bijvoorbeeld: ‘Ik kan dit voor je doen alleen wordt het dan aan het einde van de middag’, zal je merken dat dit ook makkelijker wordt geaccepteerd. In plaats van dat je zegt: ‘Sorry hoor maar dat gaat mij vanochtend echt niet lukken’. De ander kan hier namelijk niet veel mee. Door echter te zeggen: ‘Ik kan hier vanmiddag om 13.00 uur tijd voor vrijmaken’ ben je duidelijk en schep je dus voor de ander gelijk duidelijkheid. Dan weet de ander precies wat er mogelijk is en wat niet. 

Uiteraard vraag je altijd eerst wanneer het (uiterlijk) nodig is. Klein detail maar wel een hele belangrijke.

Ook geef je duidelijk je grenzen aan als je zegt: ‘Laten we samen even kijken wanneer ik dit voor je kan doen’. 
Je kunt afhankelijk van de situatie en de vraag hiermee experimenteren. Probeer eens uit en kijk wat voor jou goed voelt. 

‘Je grenzen communiceren als het gaat om meer complexe situaties’

Dan even in het geval dat het om iets meer gaat dan een vraag. Zoals als je bijvoorbeeld merkt dat er over je grenzen gegaan wordt. Wat je wel misschien zelf onbewust hebt toegelaten maar niet in de gaten had. Je had namelijk vast signalen van je lichaam gehad zoals wat sneller geïrriteerd, last van hoofdpijn of moeheid. Maar niet echt stilgestaan bij waar dit mee te maken zou kunnen hebben. Totdat je besefte dat het niet goed voelt om steeds vaker werkdagen van 9 uur te hebben in plaats 8 uur. Regelmatig moet je de laatste tijd overwerken en dit is structureel aan het worden. Waardoor het dus voor je voelt als dat er over je grenzen gegaan wordt. Als dit zo voor je is ga dan hierover in gesprek. 

Vraag een gesprek aan want dit soort gesprekken doe je niet even tussendoor bij een koffieautomaat. 

‘Door goed voorbereid te zijn kun je de regie nemen in het gesprek’

Bereid het gesprek altijd eerst goed voor. Dit wil zeggen sta eens stil bij wat je doel is van dit gesprek. Wat zou je graag voor uitkomst willen en wat is je ondergrens en dus je onderhandelingsruimte. Je gaat tenslotte in gesprek met elkaar om te komen tot een win – win situatie en dus wat goed is voor jou én wat goed is voor de ander. Ben open en eerlijk in dit gesprek, maar luister ook goed naar wat de reactie van de ander is en in hoeverre hij/zij jou tegemoet kan komen als het gaat om jouw grenzen. Sta open voor suggesties van de ander, maar houd wel vast aan je ondergrens (die daarom heel helder voor jezelf moet zijn).

‘Een concreet voorbeeld…’

Stel dat je het geen probleem vindt om af en toe over te werken, maar voor jou 2x per maand maximaal is. Dat je ook weer terug werkdagen wilt van 8 uur. Geef dan aan dat je merkt dat je meer structureel dan incidenteel werkdagen van 9 uur maakt. Dat je het helemaal niet erg vindt om eens over te werken, maar dat 2x per maand voor jou maximaal is. Dan kun je afsluiten met de vraag: ‘Hoe is dit voor jou als ik dit zo zeg?’.

Blijf vervolgens stil en laat de ander hierop reageren. Je hoeft verder ook geen uitleg erbij te geven. Je hoeft aan niemand verantwoording af te leggen. Sterker nog dit kan alleen maar tot discussie leiden. Mocht de ander bijvoorbeeld aangeven andere verwachtingen te hebben of een tegenvoorstel hebben, kun je hier uiteraard wel over in gesprek (onderhandeling). Zo kun je dan bijvoorbeeld aangeven best bereid te zijn in bijzondere gevallen en bij hoge uitzondering af en toe wat langer te blijven, maar dan niet langer dan een half uur (mits dit ook echt jouw ondergrens is). 

‘Het belang van de ander en jouw belang zijn net zo belangrijk’

Kijk dus hoe je hier vervolgens samen aan uit kunt komen. Vraag wat de verwachtingen zijn van de ander. Uiteraard kun je wat water bij de wijn doen, zolang hetgeen jullie overeenkomen uiteindelijk maar goed voelt voor jou én voor de ander. 

Weet dat het niet jouw taak is om alles op te lossen. Jouw taak is om alleen mee te denken voor oplossingen en in gesprek te gaan over wat jij kunt doen binnen jouw grenzen. Dat wil zeggen dat dit ertoe kan leiden dat je soms ook gewoon uiteindelijk nee moet zeggen als dit nodig is. Maar daarom is het ook zo ontzettend belangrijk dat je zo snel mogelijk je grenzen aangeeft en dus al gelijk bij alarmfase geel of beter nog daarvoor. Lees meer over de alarmfases als het gaat om je grenzen in mijn blog: ‘In 5 stappen je grenzen aangeven op je werk’. 

Wil je naar aanleiding van dit onderwerp eens een keer geheel vrijblijvend met mij sparren? Neem dan contact op voor een gratis telefonisch coachgesprek van 30 minuten.