Ben je steeds doodop aan het einde van je werkdag maar heb je eigenlijk geen idee wat je allemaal daadwerkelijk hebt gedaan? Is je stapel werk alleen maar toegenomen in plaats van afgenomen, maar heb je het wel ontzettend druk gehad? Lukt het je maar niet om grip te hebben op je werkdag?

Komt er steeds langs alle kanten werk naar je toe, maar kom je maar niet toe aan je eigen werk? 

Dan is de kans groot dat je reactief werkt. Als je reactief werkt laat je namelijk (je eigen) zaken makkelijk op z’n beloop en geef je aandacht aan dat wat op dat moment prioriteit heeft. Of waarvan je denkt dat dit prioriteit heeft. Of wat anderen tegen je zeggen dat prioriteit heeft. Je denkt dat een andere manier van werken ook niet mogelijk is. Vaak heb je gedachten zoals: het kan niet anders, ik heb geen keuze het moet, het overkomt mij…

Toch is er een manier van werken, waardoor je grip kunt krijgen op je werkdag. Waardoor je zelf kunt bepalen hoe je werkdag verloopt en je ook weer toe komt aan je eigen werk. Dit is namelijk door proactief te werken. 

Wat houdt proactief werken precies in?

Proactief werken wil zeggen dat je een vooruitziende blik hebt en anticipeert op komende gebeurtenissen, zowel in denken als in handelen. Je neemt daardoor het roer in handen. Je neemt daardoor de regie in plaats van je te laten leiden door de waan van de dag. Proactief werken betekent dat je steeds bewuste keuzes maakt en op basis daarvan handelt, in plaats van reactief en (vaak onbewust) gelijk te handelen. 

Wat is het resultaat van proactief werken?

Proactief werken is nodig omdat je daardoor doelgericht kunt werken en weet waar je focus dient te liggen. Door proactief te werken weet je namelijk wat er speelt en kun je veel zaken al voorbereiden, waardoor je steeds één stap verder bent dan de personen waar je voor werkt. Dat geef rust omdat als je dan iets wordt gevraagd om te doen, de kans veel groter is dat je dit al hebt gedaan of in ieder geval al mee bezig bent/hebt uitgezet, dan wanneer je reactief werkt en handelt. Daardoor voorkom je om steeds ad-hoc zaken op te moeten pakken. 

Proactief werken zorgt vooral voor het zo gewenste overzicht, waardoor je het gevoel hebt dat je alles onder controle hebt en dus grip hebt op je werkdag. 

Maar hoe kun je nu proactief werken en daardoor grip hebben op je werkdag? Hier zijn vijf tips. 

Tip 1: Weet wat er speelt!

Zorg ervoor dat je steeds goed op de hoogte bent van wat er speelt. Waar de aandacht en prioriteiten liggen van de personen waar je ondersteuning aan verleent en dus waar je voor en mee samenwerkt. Als managementondersteuner kunnen we al veel informatie halen uit de mailboxen van onze managers/leidinggevenden. Maar zorg dat je ook iedere dag, al is het maar 5 of 10 minuten, even overleg hebt met de personen waar je voor werkt. Een wekelijks werkoverleg van 30 minuten werkt vaak niet, omdat dit altijd wel voor iets anders moet wijken. Maar 5 minuten heeft iedereen wel even tijd. Stel wel korte goede vragen, zoals ‘waar kan ik je vandaag in ondersteunen’. Zodat je weet waar je focus dient te liggen en wat je al kunt voorbereiden. 

Tip 2: Blijf gefocust op je doel(en)

Als je weet waar je focus dient te liggen, zorg er dan ook voor dat je die focus behoudt. Kies daarom steeds heel bewust wat je oppakt en wat niet. Dus kies zorgvuldig welke zaken je dient voor te bereiden, zodat als je manager iets vraagt om te doen de kans groot is dat je kunt zeggen ‘heb ik al gedaan’ of ‘ben ik al mee bezig’. Laat je niet afleiden door wat er om je heen gebeurt, maar blijf gericht op je doel(en) van die dag. 

Tip 3: Richt je op hoofdzaken

Houd steeds voor ogen wat hoofdzaken zijn en wat bijzaken zijn. Kies iedere dag drie belangrijke taken (hoofdzaken) waar je je aandacht op wilt richten. Dat wat absolute prioriteit voor jou heeft en ook echt af moet. Je kunt je beter richten op drie taken die je wel af kunt krijgen, dan zes maar half te kunnen doen. Durf daarom ook iets niet te doen. Verspil geen tijd en laat je niet leiden door misplaatste schuldgevoelens, zodat je gaat denken dat jij ervoor verantwoordelijk bent dat iets door jou (nu) gedaan moet worden. 

Omdat we het echter wel fijn vinden om dingen af te kunnen vinken van onze to-do-lijst, is het wel belangrijk om daarnaast iedere dag een aantal kleine dingen te doen die snel resultaat hebben. Dit geeft je namelijk een lekker gevoel. Maar zorg ervoor dat je deze bijzaken pas doet, nadat je eerst de drie belangrijkste taken (hoofdzaken) hebt afgewerkt. Ben hier heel disciplinair in.

Tip 4: Blijf flexibel

Wees bereid om als er iets onverwachts voorbij komt wat absoluut niet kan wachten, en dus ook prioriteit heeft, dit wel te kunnen doen. Zorg er daarom voor dat de drie belangrijkste zaken waar je die dag aan wilt werken een realistisch deel van de tijd vraagt die je tot je beschikking hebt. Als je werkdag bestaat uit acht uur, zorg er dan voor dat je bijvoorbeeld in twee uur de drie belangrijkste taken kunt doen.

Ga hiervoor desnoods ergens apart zitten, zodat je ongestoord en gefocust hier ook echt twee uur aan kunt werken. Spreek bijvoorbeeld met een collega af dat zij dit ook kan doen en jullie dan voor elkaar kunnen waarnemen. Daarna heb je nog zes uur de tijd om flexibel te zijn. Maar blijf ondanks je flexibiliteit wel steeds focus houden op je doelen!

Tip 5: Weet waar je voor verantwoordelijk bent (en voor wat niet)

Je kunt je niet overal en voor van alles verantwoordelijk voelen. Want dan neem je apen op je schouder die niet op jouw schouder horen. Beter kun je leren hoe je kunt vertrouwen op anderen, zodat je steeds kunt kijken waar jij verantwoordelijk voor bent en wat je bij de ander kunt laten. 

Door op deze wijze proactief te werken krijg je grip op je werkdag. Hierdoor krijg je zelfvertrouwen, heb je minder stress en beleef je meer werkplezier. 

Wil je meer weten over wat Happy Assistant voor je kan betekenen? Klik dan hier.

Klik hier voor mijn blog over hoe je assertiever kunt worden.

Laat een reactie achter