Het gevaar van té ver gaan in je verantwoordelijkheid

Veel secretaresses en managementassistentes hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Dit is natuurlijk een hele mooie eigenschap waar veel werkgevers erg blij mee zijn, want

• Je laat dan niet makkelijk zaken op z’n beloop.
• Je bent betrouwbaar en mensen kunnen van je op aan.
• Je zorgt ervoor dat je je werkzaamheden zorgvuldig doet.
• Je zet je nog meer in als dingen fout gaan.
• Je bent (zeer) ijverig en hebt een hoog plichtsbesef.

Hier is dus niets mis mee. Dit wordt ook meestal gezien en je wordt hierom ook gewaardeerd.

Maar er dreigt tegelijkertijd ook een gevaar en dat is als je hierin doorslaat want dan ga je naar oververantwoordelijk. Dan voel je je altijd en overal voor verantwoordelijk, zelfs voor zaken waar je helemaal niet verantwoordelijk voor bent. Kenmerkend hiervoor is:

• Je trekt veel werkzaamheden/taken naar je toe, omdat je denkt dat het tenminste goed gebeurt als je het zelf doet.
• Je kunt moeilijk zaken aan collega’s overlaten (omdat je weinig vertrouwen hebben in anderen) en daardoor kun je dus weinig (of zelfs niets) delegeren.
• Je biedt voor van alles steeds je excuses aan en zegt steeds sorry.
• Je hebt steeds kritiek op jezelf als dingen niet goed gaan.  Je geeft jezelf dan de schuld.
• Je neemt vaak werk mee naar huis en denkt buiten werktijd nog aan je werk (soms lig je er zelfs wakker van).
• Je trekt kritiek je erg aan omdat je zo je best doet om alles goed te laten verlopen.
• Je maakt je zorgen om het werk van je collega’s (terwijl deze zich geen zorgen maken).
• Je wilt graag de regie over ALLES hebben.

Wat kun je nu doen om te voorkomen dat je te ver gaat in je verantwoordelijkheid. Hoe kun je als je hierin al (te) ver bent gegaan, een stapje terug doen? Ik heb de volgende drie tips voor je.

Tip 1: Leren loslaten (voor jezelf)

Als we er maar te veel last van krijgen, dan zijn we wel bereid om hier iets mee te doen. Maar wat als we dit nog niet zo ervaren? Wat als we ons wel herkennen in bovengenoemde kenmerken van té verantwoordelijk voelen, maar niet dusdanig last hiervan hebben dat we hiervan wakker liggen? Zijn we dan wel bereid om te leren dingen los te laten? Want dit vraagt wel iets van je. Als je dit namelijk kon, dan was je nooit doorgeslagen in het verantwoordelijk voelen. Dan had je al wel af en toe ‘nee’ kunnen zeggen en werk aan je collega’s kunnen overlaten. Dan had je je geen zorgen gemaakt over (de kwaliteit van) het werk van je collega’s.

Daarom is het nodig om te willen leren loslaten voor jezelf. Om te voorkomen dat je er wel te veel last van gaat krijgen. Om te voorkomen dat je te veel werk op je bordje neemt en wel ’s nachts wakker gaat liggen van het piekeren over je werk.

Dus gun jezelf om te leren hoe je zaken kunt loslaten. Kies iedere dag als je wakker wordt één (klein) ding wat je die dag gaat loslaten. Begin met echt met iets heel kleins., want als dit een te groot iets is en het niet lukt om dit los te laten, dan ga je zeggen: ‘zie je wel het lukt toch niet’. Door met hele kleine dingen te beginnen en te merken dat het je lukt om het los te laten, krijg je namelijk steeds meer vertrouwen.

Begin bijvoorbeeld met te zeggen dat je je die dag met één iets niet zal bemoeien.  Dit betekent ook geen goed bedoeld advies geven of meedenken (als het niet wordt gevraagd). Pas als dit is gelukt, begin je met een volgend iets om los te laten.

Vraag support aan iemand die je graag mag. Vertel deze persoon dat je wilt leren loslaten en of hij/zij je hiermee wilt helpen. Je zal merken dat dit je niet alleen zal helpen, maar je commitment wordt hierdoor ook groter.

Tip 2: Leren loslaten (voor de ander)

Gun de ander groei en ontwikkeling door te leren. Doordat je zelf namelijk snel geneigd bent om iets gelijk op te pakken, ontneem je anderen om dit te kunnen doen. Je bent vaak zo snel dat de ander niet eens de kans krijgt om te kunnen reageren als er gevraagd wordt om iets te doen. ‘Dat doe ik wel!’, horen anderen je dan zeggen. Wat er dan gebeurt is dat de ander achterover gaat leunen en denkt laat haar dat dan maar doen. Dat vinden ze wel makkelijk. Maar daardoor ontneem je de ander om iets te leren en ergens goed in te kunnen worden. Want vaak is dit ook de reden dat je het zelf oppakt, omdat het dan in ieder geval goed gebeurt.

Het kan ook zijn dat de ander daardoor onzeker wordt en blij is dat jij het oppakt. Onbewust zeg je namelijk ik pak het wel op want jij kan dat toch niet.

Dus wacht eens een keer met gelijk ja te zeggen als er iets (niet specifiek alleen aan jou) wordt gevraagd om te doen. Tel eens tot tien voordat je reageert en kijk of een collega misschien aangeeft dit te willen doen.

Natuurlijk zal het in het begin even raar zijn om niets te zeggen en niet (snel) te reageren. Tenslotte reageer je al je leven lang snel. Dat zit zo in je systeem. Dus ben daarop voorbereid. Het zal in het begin onprettig aanvoelen, maar dit geldt ook voor de collega’s die normaal gesproken afwachtend zijn. Die zijn weer gewend dat jij gelijk reageert.

Tip 3: Bewust steeds kiezen

De derde tip is om steeds te kijken of je de ‘aap’ wel of niet op je schouders neemt. Dat wil zeggen of je iets naar je wilt toetrekken en/of op je wilt nemen wat misschien helemaal niet bij jouw taken en/of verantwoordelijkheden hoort. Denk daarom steeds eerst goed na als er iets wordt gevraagd of jij wel de juiste persoon bent voor het uitvoeren en/of op je nemen van de betreffende taak. Mogelijk is dit namelijk niet het geval en is dit iemand anders. Dus check altijd eerst even of dit bij jouw taken/verantwoordelijkheden hoort én of jij de beste persoon bent om deze klus te klaren. Denk vervolgens na hoeveel tijd dit je gaat kosten en of je hier überhaupt tijd hebt voor hebt en dus ingepland kan krijgen.

Een bijkomend voordeel is dat je daardoor minder werk op je bordje krijgt, waardoor je het ook rustiger krijgt en ook minder werk mee naar huis hoeft te nemen. Je trekt daardoor namelijk minder werk naar je toe. Kun je nu alvast gaan denken aan wat je met al die vrije avonden kunt gaan doen…

Herken je jezelf in bovenstaande en wil je hier eens met mij over sparren? Dan ben je van harte welkom voor een gratis en vrijblijvend telefonisch coachgesprek van 30 minuten. Je kunt je hiervoor aanmelden door het contactformulier in te vullen via de link: https://www.happyassistant.nl/contact/