Meer tijd overhouden door slimmer te werken

Heb jij het gevoel dat je stapel werk ’s avonds niet is afgenomen, maar zelfs groter is geworden?
Heb jij het gevoel dat de omstandigheden er steeds voor zorgen dat je maar niet aan je eigen werk toekomt?
Heb jij het gevoel dat je gewoon structureel te weinig tijd hebt?

Dan geef ik je eerst de gouden tip en dat is ga slimmer werken! Want ieder mens heeft iedere dag weer opnieuw dezelfde hoeveelheid tijd tot zijn beschikking, namelijk 24 uur. Aan jou dus iedere dag weer de uitdaging om deze tijd zo effectief mogelijk te spenderen. Door slimmer te werken, ga je meer kunnen doen en houd je meer tijd over voor andere leuke dingen zoals bij je gezin zijn.

Hoe je dat doet? Ik geef je hier een paar tips:

Tip 1 Eigen agenda

Zorg dat je altijd een eigen agenda hebt. Daarin staan al je (terugkerende) taken, zoals vergaderingen notuleren maar ook het voorbereiden van de vergadering en het uitwerken van de notulen.

Blok ook iedere dag één uur in je agenda om geconcentreerd aan iets te kunnen werken. Tijdens dat uur ben je ook niet beschikbaar. Desnoods ga je hiervoor even op een andere werkplek zitten. Je zal zien dat je in dat uur veel werk kunt wegwerken.

Noteer in je agenda ook belangrijke momenten zoals de verjaardagen van je kinderen, zodat je weet dat je die dag zeker niet kunt overwerken. Sterker nog je kunt ook besluiten om die dag een half uur eerder naar huis te gaan en dus blok je dit alvast in je agenda. Dit is jouw agenda en jij bepaalt wat hierin komt te staan.

Tip 2 Plannen

Management ondersteuners zijn vaak geneigd om hun eigen werk als laatste te doen of ergens tussendoor. Het werk dat anderen vragen om te doen gaat vaak voor. Nu is het natuurlijk afhankelijk van hoe urgent iets is, alleen vaak zal blijken dat het niet gelijk gedaan hoeft te worden. Kijk daarom altijd in je agenda als er iets gevraagd wordt om te doen. Geef aan hoe laat je die dag hier tijd voor hebt en ook hoeveel tijd je hiervoor beschikbaar hebt. Dus als iets gevraagd wordt, plan dit dan in.

Natuurlijk zijn er uitzonderingen, zoals als je leidinggevende vraagt om even tussendoor een kopie te maken of even iets uit te printen omdat hij dit nodig heeft. Maar als het niet urgent is, dan geef jij aan wanneer jij dit kan doen.

Door te plannen ga je zoveel meer tijd overhouden, omdat je namelijk niet meer steeds ad hoc dingen gaat doen. Daardoor kun je zaken gelijk afwerken en doordat je geconcentreerder werkt ook de dingen in één keer goed doen.

Tip 3 Behandel e-mail als post

E-mail is niet meer en niet minder dan post. Het is alleen digitale post. E-mail is dus iets heel anders dan telefoon. Als er namelijk wordt gebeld, krijgt dit altijd voorrang. Telefoon kun je niet inplannen. Maar post kun je wel inplannen en dus ook e-mail.

Ik zal hier nog een keer een blog over schrijven, maar het afhandelen van e-mail plan je dus in. Het meest efficiënt is als je dit in je agenda inplant voor bijvoorbeeld 3x een uur per dag. Iedere mail die je in minder dan 5 minuten kunt beantwoorden, handel je gelijk af. Kost het je meer tijd, dan schuif je dit door en/of plan je hiervoor tijd in je agenda.

Laat je collega’s weten door middel van een korte mail dat je besloten hebt om 3x per dag je mail af te handelen. Je kunt eventueel de tijden erbij zetten en aangegeven dat als het dringend is en het niet kan wachten, ze altijd kunnen bellen.

Er zijn zoveel meer tips die ik kan geven om slimmer te werken, maar als je al begint met deze drie tips dan zal je merken dat je tijd gaat overhouden.

Het gaat je rust in je hoofd geven, omdat je de regie neemt over je werk. Omdat je daardoor ook meer geconcentreerd aan iets kunt werken en niet steeds zaken oppakt en weer laat liggen, maar dingen gelijk (goed) kunt afhandelen.

Alle verandering is lastig. Je bent namelijk zo gewend aan een bepaalde manier van werken. Het hoeft ook allemaal niet in één keer. Begin met kleine eerste stappen en beloon jezelf voor iedere kleine verandering die je hebt doorgevoerd.