Proactief werken of tóch je laten leiden door de waan van de dag?

Ken je dat gevoel dat je op je werk de hele dag brandjes aan het blussen bent en het gevoel hebt dat je alleen maar ad-hoc bezig bent? Je probeert steeds aan iets te werken, maar wordt continue afgeleid. Er wordt voortdurend van alles aan je gevraagd, want tenslotte ben jij de spil van de organisatie. Jij weet veel en als je heel eerlijk bent, vindt je het ook wel fijn dat je zoveel weet en iedereen kan helpen. Alleen kom je daardoor niet aan je eigen werk toe. Je bent maar aan het hollen en reageert op iedere vraag en steeds als je even denkt de tijd te hebben voor je eigen werk, wordt je weer gestoord. Alles moet op het laatste moment en dit veroorzaak veel stress. Je voelt je continue opgejaagd en aan het einde van een werkdag ben je doodmoe.

Als je dit herkent dan is de kans groot dat je reactief handelt en je laat leiden door de waan van de dag. Dan kom je wel in actie, sterker nog je komt continue in actie, maar vooral steeds met datgene wat jouw omgeving op dat moment vraagt. Daardoor bepalen anderen hoe jouw werkdag verloopt in plaats van dat jij dat zelf bepaalt.

Ja zal je dan denken maar dat kan toch niet anders? Als (management)ondersteuner ben je er toch om anderen te ondersteunen? Jouw functie als ondersteuner houdt inderdaad in dat je anderen ondersteunt, alleen ben jij degene die bepaalt op welke wijze.

Door proactief te werken in plaats van reactief neem je de regie in eigen handen.

Hoe doe je dat nu proactief werken?

Vooruitkijken en initiatief nemen

Proactief zijn betekent dat je steeds vooruitkijkt en weet wat er speelt en ervoor zorgt dat je steeds een stap verder bent dan de personen waar je voor werkt. Door keuzes te maken en steeds bewust te kijken naar op welke zaken je je moet richten. Daardoor hoef je niet meer steeds ad-hoc te reageren op wat er wordt gevraagd, maar kun je gelijk anticiperen op dat wat je al had zien aankomen. Je denkt dat dit tijd kost, maar het levert uiteindelijk alleen maar tijdwinst op. Je hebt minder stress en voelt je minder opgejaagd, omdat je niet meer steeds ad-hoc bezig bent. Je zal merken dat je daardoor ook met meer plezier werkt en dat je aan het einde van de dag ook meer energie overhoudt.

Overzicht hebben en behouden

Proactief werken wil zeggen dat je ervoor zorgt dat je overzicht hebt en behoudt. Dit door regelmatig even stil te staan en op een afstand te kijken naar wat er speelt en wat er allemaal ligt. Daardoor heb je niet alleen overzicht maar dit zorgt ook voor rust. Plan vervolgens in je agenda wat urgent en belangrijk is. Werk altijd aan de hand van je agenda. Uiteraard leg je voor het inplannen van acties altijd eerst de agenda’s van de personen waar je voor werkt naast je eigen agenda. Zodat je kunt zien op welke momenten je jouw acties het beste kunt inplannen. Werk vervolgens ook altijd aan de hand van jouw agenda.

Zie jezelf als een ‘dienende leider’

Met dienend willen zijn en graag willen zorgen voor anderen is niets mis, zolang je maar zelf de leiding houdt. Dus je hoeft niet ALTIJD klaar te staan voor ANDEREN. Sta af en toe ook een klaar voor jezelf en zorg ook goed voor jezelf. Dan kun je ook goed voor anderen blijven zorgen. Dus let erop dat je ook af en toe eens bewuste keuzes maakt die goed zijn voor JOU. Zorg dat er een goede balans is tussen het goed zorgen voor jezelf en het goed zorgen voor anderen.

Wil jij weer voldoende energie overhouden aan het einde van je werkdag? Wil je minder last hebben van stress en meer rust ervaren? Kies er dan voor om proactief te gaan werken. Natuurlijk zal het even wennen zijn, omdat het waarschijnlijk een andere manier van werken is dan je gewend bent. Maar zoals ik altijd zeg, begin met een EERSTE KLEINE STAP.

Wil je hier hulp bij? Stuur dan een mail naar contact@happyassistant.nl
Of kijk op www.happyassistant.nl