Werkdruk verlagen in vijf stappen

Heb jij het gevoel dat je teveel werk hebt en te weinig tijd?

Ik weet nog goed hoe het voelt om continue het gevoel te hebben dat je teveel werk hebt (en dus te weinig tijd). Ik weet nog goed hoe het is om aan het einde van een werkdag doodmoe te zijn en totaal geen energie meer te hebben.

Geen begrip van leidinggevende

Ik weet ook nog heel goed dat ik regelmatig bij mijn leidinggevende aangaf dat ik teveel werk had en dan te horen kreeg dat dit mijn ‘beleving’ was. Voor mij voelde dit als dat ik niet werd geloofd. Alsof het tussen mijn oren zat en het helemaal niet waar was dat ik het te druk had of teveel werk had.

Als ik destijds iets nodig had, dan was het wel dat iemand mij serieus nam. Gedeelde smart is halve smart. Al had mijn leidinggevende alleen maar geluisterd en gezegd dat hij mij had gehoord. Maar dat deed hij niet. Hij maakte het alleen maar erger door te zeggen dat mijn collega’s geen hoge werkdruk ervaren en dat het dus echt aan mij lag.

Jezelf eerst serieus nemen

Wat ik toen niet wist en heb moeten leren, is dat je eerst jezelf serieus moet nemen. Hoe kan een ander je namelijk serieus nemen, als je jezelf niet eens serieus neemt. Daarom ging ik eerst kijken of het voor mij echt waar was dat ik teveel werk had en of ik ook daadwerkelijk minder werk wilde.

Kwaliteit belangrijker dan kwantiteit

Ik kwam tot de conclusie dat ik echt teveel werk op mijn bordje had en ik ook echt daadwerkelijk minder werk wilde. Ook al betekende dit dat ik daardoor misschien een minder grote workload aan zou kunnen als mijn collega’s. Alleen al door dit in eerste instantie toe te geven aan mezelf was al een hele overwinning. Maar ik zag in dat ieder persoon anders is en de ene persoon misschien meer werk kan verzetten dan een ander. Daardoor ben je niets minder. Ik kwam erachter dat ik kwaliteit in mijn werk belangrijker vind, dan veel werk verrichten.

Ego

Vaak is het ons ego die ons in de weg zit. Als secretaresse hebben we namelijk laten zien dat we alles aan kunnen en de spil in het web zijn en hoe gaan ze dan nu over ons denken als we aangeven dat het ons teveel wordt?!

Respect van leidinggevende en collega’s

Maar alleen door eerlijk en open te zijn, wordt je pas serieus genomen. Toen ik dit ging toepassen werd er onmiddellijk actie ondernomen en werd er tijdelijk iemand aangenomen die een aantal werkzaamheden van mij overnam, maar gek genoeg kreeg ik ook respect van mijn leidinggevende en collega’s.

Dus wil jij je werkdruk verlagen? Dan zijn hiervoor vijf stappen die je kunt zetten:

Stap 1 Denk eerst na of je echt teveel werk op je bordje hebt en minder werkzaamheden/taken is wat je wilt.

Als dit echt is wat je wilt moet je hier namelijk ook 100% achter staan. Alleen dan ga je dit ook voor elkaar krijgen. Dus neem de tijd om hier goed over na te denken. Wil ik echt dat er werk bij mij wordt weggehaald?

Stap 2 Kijk naar wat je wel wilt en maak het dus positief

Maak het vervolgens positief en kijk naar wat je wel wilt en kan, in plaats van wat je niet meer wilt. Dus dat bijvoorbeeld drie vergaderingen per week notuleren voor jou het absolute maximum is als je op dit moment vier vergaderingen notuleert. Of dat je ondersteuning kunt bieden aan twee managers, als je nu bijvoorbeeld werkt voor drie managers.

Stap 3 Vraag een gesprek aan met je leidinggevende

Geef bij je leidinggevende aan wat je (anders) wilt. Ben duidelijk en concreet. Geef aan dat je teveel werk hebt en dat je graag samen wilt kijken naar welke taken/werkzaamheden er bij je weggehaald kunnen worden. Ga verder niet in discussie. Dus zeg bijvoorbeeld: Ik zou het fijn vinden als we nu kunnen kijken naar welke taken er van mijn bordje afgehaald kunnen worden. Houd hierbij in je achterhoofd wat je bij stap 2 hebt bedacht. Maar wacht eerst af waar je leidinggevende mee komt. Pas als hij vraagt naar jouw wensen, kun je dit aangeven. Hoe beter je dit gesprek met je leidinggevende voorbereid, hoe zelfverzekerder je het gesprek in gaat. Dus van te voren oefenen met iemand waar je je veilig bij voelt, kan heel verstandig zijn.

Stap 4 Leg gemaakte afspraken vast

Noteer de gemaakte afspraken en vraag of je dit zo goed hebt begrepen. Doe dit per mail, zodat je altijd een schriftelijk akkoord hebt. En vraag om na een periode van drie maanden samen te evalueren. Vraag of je deze afspraak alvast in zijn of haar agenda mag noteren. Noteer dit ook in je eigen agenda en zet een week daarvoor in je agenda een aantekening dat je het evaluatiegesprek goed voorbereid.

Stap 5 Evalueer wekelijks voor jezelf

Sta aan het einde van iedere werkweek even stil en stel jezelf de volgende vragen: Wat gaat er in mijn werk goed en waar loop ik (nog) tegenaan. Wat zou ik anders willen, wat heb ik hiervoor nodig en welke stappen kan ik zetten om dit te realiseren.

Als je deze acties neemt, wordt er niet alleen echt iets gedaan aan het verlagen van de werkdruk, maar zal men ook meer respect voor je krijgen.

Laat een reactie achter